En el portal hay una serie de roles definidos, también llamados perfiles. Estos roles o perfiles permiten determinar qué permisos y privilegios tiene un usuario. Los usuarios pertenecen a uno o más roles, y dado que en el portal se han definido una serie de privilegios según estos roles, el usuario podrá acceder a las secciones y realizar las acciones que estén permitidas a los roles que posea. De esta forma es posible controlar y restringir las posibilidades de un usuario en el portal.
Los roles definidos en el portal son los siguientes:
Estudiante
PAS
PDI
Anónimo
Administrador
Revisor
Propietario
Participante
Dependiendo del rol de un usuario se le mostrarán más secciones o menos, incluso una sección puede verse de manera diferente dependiendo de los roles del usuario que la esté visualizando. Por ejemplo, a un revisor se le muestran controles para publicar un contenido, que no le aparecen a usuarios con otros roles.
Anónimo: Este es el rol de todo usuario no logado en la plataforma. Tendrá acceso únicamente a los contenidos para su lectura.
Estudiante, PAS y PDI: Al igual que los usuarios anónimos, tienen acceso a los contenidos únicamente en modo lectura.
Administrador: Los usuarios con este rol tienen privilegios completos sobre el portal. Pueden actuar como revisores de contenido, modificar las secciones y apartados del portal, ver las estadísticas del mismo, gestionar las configuraciones del sitio, etc.
Los permisos de los siguientes roles están relacionados directamente con los Micrositios. Se aplican para un Micrositio concreto, es decir, que un usuario puede ser participante en un Micrositio, pero no serlo para el resto.
Propietario de un Micrositio: Pueden gestionar el Micrositio del que son propietarios, configurarlo, ver y crear contenidos en el mismo, etc.
Revisor de un Micrositio: Tiene todos los privilegios de un propietario de Micrositio, y además puede publicar tanto el Micrositio como los contenidos.
Participante de un Micrositio: Pueden ver los contenidos del Micrositio, estén en el estado que estén, y crear hilos de foro.
Algunos de los roles comentados hacen referencia a diferentes estados de los contenidos. Estos estados de publicación en los que se puede encontrar un contenido son:
Borrador: El contenido no está aún terminado, y no es, por lo tanto, visible. Es el estado inicial de cualquier contenido.
Pendiente: El contenido está terminado, pero necesita ser revisado antes de ser publicado, pudiendo ser rechazado y devuelto al estado borrador.
Publicado: El contenido está listo para ser consultado por los usuarios del portal, y aparecerá en el listo o portlet correspondiente.
Privado: Un contenido en este estado sólo podrá ser consultado por un usuario que pertenezca al mismo Micrositio al que pertenezca el contenido. Es decir, que el usuario debe ser Participante, Propietario o Revisor del Micrositio.
En el escritorio virtual los roles también quedan reflejados. Existen tres entornos de trabajo predefinidos, uno para Estudiantes, otro para PAS y otro para PDI.
Estudiante
PAS
PDI
Los usuarios que accedan al escritorio virtual y pertenezcan a uno de estos tres roles tendrán automáticamente añadidos los entornos de trabajo correspondientes, con una serie de gadgets que resulten de interés para el rol.