Reglamento del Servicio de Publicaciones e Intercambio Científico de la Universidad de Málaga

APROBADO POR ACUERDO DEL CONSEJO DE GOBIERNO DE 22 DE NOVIEMBRE DE 2007.

Artículo 1. Definición.

1. El Servicio de Publicaciones e Intercambio Científico de la Universidad de Málaga (SPICUM) es el organismo encargado de contribuir a la difusión de la labor investigadora y docente de la Universidad de Málaga, mediante la edición de libros, revistas u otros materiales de interés.

2. Corresponde igualmente al SPICUM el intercambio de sus publicaciones con otras Universidades y Organismos públicos afines o de interés.

3. El SPICUM está adscrito al Vicerrectorado de Investigación y Doctorado de la Universidad de Málaga o al que, en su caso, asuma sus competencias.

Artículo 2. Objetivos.

Los objetivos del SPICUM serán editar, difundir y comercializar:

1. Obras de investigación y trabajos monográficos.
2. Tesis Doctorales en formato CD-Rom.
3. Manuales universitarios, cualquiera sea el formato finalmente utilizado.
4. Obras de interés cultural.
5. Publicaciones institucionales de la Universidad de Málaga.

Artículo 3. Funciones.

Para el cumplimiento de los objetivos referidos en el artículo anterior, el SPICUM, a través de sus diversos órganos y de acuerdo con los procedimientos previstos en el presente reglamento, realizará las siguientes funciones:

1. Selección y programación de las ediciones a realizar anualmente.
2. Gestión y comercialización de los fondos editoriales, directamente o a través de contratos con empresas distribuidoras.
3. Distribución y comercialización de sus ediciones.
4. Promoción y mantenimiento de intercambio científico con otras Universidades e Instituciones nacionales o extranjeras.

Artículo 4. Financiación.

1. Los recursos económicos necesarios para realizar y potenciar las funciones del SPICUM serán de tres tipos:

• Asignación presupuestaria, con cargo a los presupuestos de la Universidad. Este tipo de financiación habrá de ser adecuada a las necesidades de cada momento. En ella existirá una partida específica destinada a la edición de las publicaciones institucionales.

• Ingresos propios del Servicio de Publicaciones, procedentes de la venta del fondo editorial del SPICUM, si bien éstos habrán de repercutir en la asignación presupuestaria, previa aprobación del Consejo Social de la Universidad.

• Otros Ingresos. En este capítulo se computarán los ingresos obtenidos por acuerdos que se realicen con otras instituciones u organismos, así como todos los ingresos que pudieran obtenerse y que no estén comprendidos en los anteriores expuestos, que igualmente pasarán a formar parte de sus presupuestos ordinarios, previa aprobación del consejo social de la Universidad.

2. El SPICUM procurará, en lo que respecta a sus publicaciones y en aras a incrementar sus posibilidades editoriales, la máxima rentabilidad compatible con su función de promoción de la cultura, la investigación y la docencia. En este sentido, el precio de venta al público se fijará de acuerdo con los costos de la edición y los gastos de gestión y comercialización, tendiendo siempre que sea posible a que éste cubra al menos los mismos.

En cualquier caso, dichos precios serán revisados anualmente, previa aprobación del Consejo Social de la Universidad.

Artículo 5. Medios materiales.

1. Para realizar las funciones de administración, comercialización e intercambio, el SPICUM dispondrá de los medios materiales necesarios para el correcto cumplimiento de sus fines.

2. El SPICUM dispondrá igualmente de las instalaciones adecuadas para albergar sus oficinas, depósito de libros y demás dependencias, debiendo tenerse en cuenta tanto las necesidades inmediatas como las previsibles, de acuerdo con las funciones que tiene encomendadas.

Artículo 6. Personal.

1. El Servicio de Publicaciones contará con la plantilla de personal administrativo y laboral necesaria para su funcionamiento, que será revisada periódicamente para adecuarla a sus necesidades.

2. El personal adscrito al SPICUM se regirá, además de por las normas de sus distintos regímenes, cuerpos y escalas, por las que se deriven de la gestión del mismo y de la especialidad de sus funciones. Por ello este personal podrá estar sujeto, siempre que así lo exija el servicio, a un régimen horario y económico especial sin menoscabo de la legislación laboral vigente.

3. El personal del SPICUM y su dirección se reunirán periódicamente para establecer el mejor funcionamiento del servicio. De dichas reuniones, que deberán tener lugar al menos una vez al mes, habrá de levantarse el acta correspondiente.

Artículo 7. Órganos de dirección y gestión.

1. Para la realización de sus objetivos y el cumplimiento de sus funciones, el SPICUM contará con un Director y un Consejo Asesor.

2. El Director del SPICUM será un Profesor Doctor de la Universidad de Málaga, con dedicación a tiempo completo, nombrado por el/la Rector/Rectora.

3. Al Director le corresponden las siguientes funciones:

1. Coordinar y dirigir todas las actividades del Servicio.
2. Convocar al Consejo Asesor.
3. Decidir, previo informe del Consejo Asesor, las publicaciones a editar y el régimen de financiación de las mismas.
4. Encargarse de las gestiones encaminadas a incrementar y adecuar los medios de personal e infraestructura, así como la adquisición de equipamiento y material, con el fin de mantener y aumentar en lo posible la capacidad editorial.
5. Supervisar la eficacia de las distintas secciones del Servicio a través de reuniones periódicas y, en su caso, procurar la promoción del personal adscrito al mismo.
6. Arbitrar los medios para la correcta distribución e intercambio de publicaciones.
7. Asesorar en materia de publicaciones a los centros, departamentos y a los autores que así lo soliciten en materia de colecciones y financiación.
8. Cuantas otras funciones se deriven del cumplimiento de los objetivos marcados en este Reglamento.

4. El Consejo Asesor es un órgano del SPICUM. Su finalidad es informar la aceptación y el orden de prioridad de las obras a publicar por el Servicio de Publicaciones, ateniéndose a la calidad de las mismas, interés del tema, costos, financiación, etc. pudiendo, en su caso, indicar modificaciones del texto, cambio de título y cambio de colección.

5. El Consejo Asesor tendrá acceso a los textos y documentación administrativa depositados en las dependencias del SPICUM. Igualmente podrá recabar de manera adicional otros informes de investigadores para emitir su dictamen en la reunión del Consejo.

6. El Consejo Asesor estará presidido por el Director del SPICUM y estará constituido por un representante de cada Facultad o Escuela Universitaria, elegidos por las respectivas Juntas de Centro en calidad de vocal.

7. Los vocales representantes de centros serán elegidos por dos años. Continuarán como miembros en funciones del Consejo Asesor en tanto no se produzca la elección de los nuevos al término de los dos años de mandato, siempre que no cambie la situación que les permitió ser elegidos. Todos ellos tendrán un miembro suplente, elegido en la misma convocatoria, en quien podrán delegar en caso justificado, previa comunicación escrita al Presidente.

8. El Consejo Asesor será convocado por su Presidente mediante citación personal a cada uno de sus miembros con una antelación mínima de 7 días, salvo casos de especial urgencia.

9. El Consejo Asesor se reunirá como mínimo tres veces al año, así como cuantas veces lo convoque su Presidente. De todas sus sesiones se levantará el Acta correspondiente, que será redactada por el miembro más joven de los asistentes en calidad de Secretario.

Dichas actas, una vez aprobadas por el Consejo Asesor y firmadas por el Secretario con el visto bueno del Presidente, quedarán depositadas en las dependencias del SPICUM.

Artículo 8. Ediciones, colaboraciones propias y coediciones.

1. En las ediciones propias del SPICUM figurará preceptivamente la marca, el nombre de la Universidad y el logo del SPICUM.

2. El SPICUM agrupará sus ediciones propias en Colecciones.

3. El SPICUM editará una parte de sus ediciones propias siguiendo las recomendaciones de la Consejería de Medio Ambiente, en materia de reciclaje.

4. La financiación de las ediciones propias será costeada total o parcialmente con cargo al presupuesto del SPICUM. La aportación dependerá del carácter de la publicación y de las disponibilidades presupuestarias del Servicio.

5. La edición de las Tesis Doctorales defendidas en la Universidad de Málaga serán financiadas al 100%, siempre que el Servicio de Publicaciones disponga de asignación presupuestaria. En caso contrario, se editarán con cargo al presupuesto del ejercicio siguiente.

6. El resto de las ediciones serán financiadas en la cuantía que se estime oportuna de acuerdo con sus características y las disponibilidades presupuestarias del SPICUM. En cualquier caso dicha financiación no podrá rebasar el 50% del costo de imprenta.

7. Los costos de imprenta que excedan de la cantidad asignada por el Servicio para la edición de una obra deberán ser gestionados por los autores, debiendo entenderse que dicha obra no entrará en prensa hasta que no se haya concretado formalmente y por escrito la colaboración económica suplementaria. Para realizar esta gestión los autores dispondrán de un plazo de tiempo convenido que en ningún caso podrá exceder de seis meses. Transcurrido dicho período la falta de formalización del citado acuerdo de colaboración económica se considerará como renuncia del interesado a la asignación concedida por el SPICUM.

8. La publicación de los elementos auxiliares de clase se llevará a cabo en formato electrónico, con la oportuna protección de la propiedad intelectual de su autor/es. Será solicitada por el autor/es al Director del SPICUM previa autorización por escrito del Director del Departamento al que esté adscrita la asignatura, y su vigencia será de dos cursos académicos, durante los cuales permanecerán accesibles en el lugar correspondiente de la web de la Universidad de Málaga. El control de los mismos, una vez decidida su publicación, corresponderá al Servicio de Publicaciones.

9. Las publicaciones institucionales serán financiadas por el SPICUM con cargo a una partida específica de su asignación presupuestaria.

10. El SPICUM podrá realizar publicaciones mediante contratos con otros organismos universitarios o extrauniversitarios. En estos casos aparecerá la marca de la Universidad de Málaga y el logo del SPICUM, junto al del organismo/s de que se trate. Las demás características y condiciones serán fijadas mediante la firma de un contrato, de común acuerdo por ambas partes. Los contratos firmados con anterioridad a la entrada en vigor de este Reglamento se regirán por sus propias cláusulas salvo que proceda su renovación, en cuyo caso se adecuarán a lo aquí establecido.

11. El SPICUM colaborará en la edición de las revistas científicas de la UMA. La asignación presupuestaria necesaria estará sujeta a criterios de calidad. En dichas ediciones deberá figurar en lugar apropiado el nombre del Servicio de Publicaciones de la Universidad de Málaga como organismo colaborador. Estas publicaciones estarán sujetas en su funcionamiento a su propio Reglamento.

Artículo 9. Uso del ISBN.

Todas las obras financiadas total o parcialmente por el SPICUM llevarán obligatoriamente el ISBN del Servicio de Publicaciones.

Artículo 10. Recepción de originales.

1. Los originales deberán presentarse de acuerdo con las normas establecidas por el SPICUM para su publicación. Estos serán preceptivamente presentados en el registro de dicho Servicio, junto con la documentación administrativa correspondiente, al menos 15 días antes de la reunión del Consejo Asesor. Depositado el original en las dependencias del SPICUM, se le dará registro de entrada, entregándose una copia al autor.

2. Una vez entregado el original, no se permitirá introducir ninguna modificación o alteración del mismo, salvo autorización por escrito del Director del SPICUM.

3. El SPICUM dispondrá de cuatro meses, contados a partir de la fecha registrada de entrada, para decidir la aceptación de una publicación, excepción hecha de la concurrencia alguna circunstancia especial que, a criterio del Director, exija un plazo mayor. En este caso se hará la oportuna comunicación al autor.

4. El Director del SPICUM, por sí mismo o a instancia del Consejo Asesor, podrá recabar los informes o avales que estime oportunos antes de decidir acerca de la publicación de la obra.

5. Una vez decidida la publicación de una obra, se suscribirá con el autor el correspondiente contrato editorial. En él se harán constar todas las circunstancias de la edición, tales como plazos de publicación, modo de financiación, corrección de pruebas, derechos de autor, etc.

6. Los derechos de autor se considerarán abonados mediante la entrega al autor  e un número de ejemplares que en ningún caso rebasará el 5% de la tirada de la edición, excepto en la colección Manuales, que además, se abonará al autor el importe en metálico según se especifica en el contrato de la colección.

En el caso de varios autores, los ejemplares y el importe en metálico se repartirán a partes iguales entre los mismos.

7. Una vez decidida la entrada en prensa de una obra, se suscribirá con la imprenta el correspondiente contrato de impresión editorial. En él se harán constar todas las circunstancias relativas a la publicación, tales como número de ejemplares, formato, tipo de papel, etc., así como el costo presupuestado por la imprenta y la financiación aprobada por el SPICUM.

Artículo 11. Distribución, intercambio y donaciones.

1. De toda obra financiada por el SPICUM, quedará en el mismo un número de ejemplares para distribución e intercambio, número que será fijado en el correspondiente contrato.

2. Los ejemplares de las obras que se reciban por intercambio científico se enviarán a la Biblioteca General de la Universidad.

3. La Dirección del SPICUM podrá autorizar la donación de su fondo editorial sin rebasar el 5% de los ejemplares por él costeado en cada edición.

4. Anualmente se realizará un inventario del fondo editorial.

5. Atendiendo al interés de las obras publicadas, el SPICUM podrá mantener intercambio de publicaciones con entidades no universitarias, tanto españolas como extranjeras.

6. El intercambio de publicaciones del SPICUM con el resto de Universidades, se realizará de una sola vez y preferentemente dentro del primer trimestre de cada año natural.

Disposición Derogatoria.

Quedan derogadas por el presente Reglamento del Servicio de Publicaciones, todas aquellas normas o acuerdos, aprobados por la Universidad de Málaga con anterioridad a su entrada en vigor, que contravengan en todo o en parte sus disposiciones.

Disposición Final.

El Reglamento del Servicio de Publicaciones entrará en vigor al día siguiente de su aprobación por el Consejo de Gobierno de la Universidad de Málaga.