NORMAS PARA EL USO DE LAS LISTAS DE DISTRIBUCIÓN

CORREO INSTITUCIONAL

 Las listas de distribución de correo institucional, ldpas@uma.es, ldpdi@uma.es y ldestudiantes@uma.es  son herramientas de comunicación interna destinadas a difundir mensajes de especial relevancia para la institución al conjunto de la comunidad universitaria. Son las llamadas listas de distribución generales.

Son listas moderadas en las que el propietario decide qué mensajes van a ser recibidos por los miembros de estas. Únicamente los mensajes aprobados por el propietario son distribuidos al resto de miembros. En este caso es el Servicio de Comunicación el moderador de estas listas.

Son de suscripción automática y obligatoria; se generan en el momento de la incorporación del usuario como miembro de la Universidad de Málaga, dejando de aparecer en las mismas únicamente en el momento en que desaparezca la relación laboral o administrativa con la entidad.

Existen otras listas de distribución, llamadas segmentadas, que también gestiona el Servicio de Comunicación en las que los miembros se dividen por centros académicos y, dentro de estos, por colectivos.

Para una racionalización en el uso de unas y de otras, desde el Servicio de Comunicación se han establecido algunas normas y criterios de moderación, cuyo cumplimiento redundará en una mayor eficacia en la distribución de los mensajes.

 

Los criterios técnicos que se deben cumplir son:

• La cuenta remitente ha de ser institucional, debiendo corresponder a Órganos de Dirección, Vicerrectorados, Direcciones de Secretariado, Servicios Generales, Decanatos, Direcciones de Escuela,  Direcciones de departamento, Consejo Social y Fundación General de la UMA, quedando definido el nombre de usuario como institucional.
• El Servicio de Comunicación actuará como moderador de las listas de distribución, autorizando o desautorizando el envío de mensajes y determinando, según el contenido, a qué listas y a qué destinatarios se remiten.
• La información deberá cumplir unos requisitos mínimos de formato para homogeneizar la imagen de todos los comunicados institucionales. Para ello se pondrá a disposición de los emisores, a través de la web del servicio de comunicación,  la descarga de una plantilla adaptable.
• Si el correo enviado a las listas de distribución incorpora un archivo adjunto, este no superará los 500 Kb.
• Para evitar la saturación en los servidores del Servicio Central de Informática, se recomienda en todo caso, que la información esté alojada en la web de la Universidad y se remita a ella a través de una dirección web.
• Las rectificaciones de una convocatoria o actividad se realizarán cuando el cambio sea sustancial y afecte a un asunto capital (cambio en la fecha, lugar u horario de celebración).
• No se repetirán mensajes de recuerdo de eventos.

 

Los contenidos que se difunden en función del tipo de lista son :

• Listas de distribución generales: (ldpas@uma.es, ldpdi@uma.es, ldestudiantes@uma.es)

-Información institucional derivada de los órganos de gobierno colegiados de la UMA

-Comunicados procedentes del Gabinete del Rector

-Información Institucional de la actividad desarrollada por los servicios generales.

-Información que afecte a la rutina de trabajo de cualquier colectivo (incidencias telefónicas, de red, cierre de centros académicos, horarios especiales, etc.)

-Convocatorias, Concursos o Premios de interés general o transversal.

Estas listas, debido al número de información que circula, la demanda de este tipo de uso y el número de destinatarios a los que se destina, no están concebidas para la realización de encuestas ni cuestionarios ya que el volumen menoscabaría la eficiencia de la información en las mismas. Salvo para contenidos que sean de información general para la institución, se deberán usar las segmentadas.

• Listas de distribución segmentadas. En ellas se publicarán contenidos de interés general para los colectivos de los centros: oferta formativa oficial, formación complementaria, convocatorias de becas, prácticas, premios, actividades desarrolladas por el personal de cada centro, etc.

Las encuestas y cuestionarios se podrán difundir a través de estas listas, limitando el número a 4 de ellas por contenido.

                      La petición de difusión se realizará al correo comunicacioninterna@uma.es

 

Procedimiento de uso

 -Una vez remitida la información a las listas y tras ser valorada por el servicio de Comunicación, se enviará a estas o en el caso de que no sea susceptible de ser difundida en las listas de distribución generales, se realizará en las segmentadas. 

-La información que no sea susceptible de difundirse en listas de distribución, se realizará en otros soportes gestionados por el Servicio de Comunicación, como APP, pantallas digitales en centros y servicios, redes sociales, etc.

-En el caso de servicios que generan información de manera continuada, y para evitar la sobrecarga del canal, se solicita a los responsables que agrupen los correos en un solo envío periódico, que puede tener carácter mensual o trimestral. Solo en el caso de información urgente (comienzo o finalización de plazos, aprobación de normativas, etcétera) dejará de aplicarse esta recomendación. Para actividades que responden a un programa o a una línea de actividad, se podrá hacer un único envío con la programación completa de las actividades que agrupan la iniciativa, para evitar generar un correo por cada una de las actividades.

 

Plazos para remisión

La información a difundir deberá estar remitida en la lista correspondiente con una antelación mínima de 48 horas, salvo comunicados de emergencia o de fuerza mayor.

El moderador de la lista, dependiendo del tráfico que exista en la misma, establecerá el criterio del orden en el que se difundirá la información, atendiendo a los plazos de las distintas actividades.

No se publicarán actividades cuyos plazos sean superiores a un mes.

 

Periodos especiales de difusión

 Para periodos especiales de difusión, como elecciones a Rector/a, u otros que el Consejo de Dirección determine, será la Junta Electoral o el órgano establecido por el Consejo de Dirección quién establecerá las normas de uso de estas listas para las distintas candidaturas o posibles remitentes.