PASO 7 - Documentos y trámites durante el periodo de estudios 2018-2019

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Certificado de incorporación

Documento para el ingreso de la beca – certificado de incorporación

Deberá ser firmado y sellado por el personal encargado de los estudiantes Erasmus+ en la universidad de acogida reflejando la fecha exacta de llegada del estudiante. A continuación, se subirá a la plataforma EVE o enviará por correo electrónico a erasmus@uma.es en el plazo más breve posible. El cumplimiento de este requisito es imprescindible para el ingreso del 80% de la dotación económica por parte de la UMA como pago de prefinanciación. Recordamos que también es requisito indispensable para el pago de la ayuda Erasmus+ la tramitación del Convenio de Subvención. No será necesario que el estudiante solicite confirmación de la recepción del certificado de incorporación. El Servicio de Relaciones Internacionales y Cooperación la confirmará a la mayor brevedad.

• El Certificado de incorporación estará disponible para su descarga en el EVE, en la sección "Durante el Periodo de Estudios". En caso de que el estudiante tenga problemas para acceder al documento puede también descargarlo directamente desde aquí:
• Certificado de Incorporación

Modificación del periodo de estudios

El estudiante que desee modificar su periodo de estudios adjudicado mediante convocatoria ordinaria o extraordinaria para el curso 2018-2019 deberá solicitarlo en la universidad de destino mediante la presentación a los responsables Erasmus+ de dicha universidad de la “solicitud de modificación del periodo de estudios” y realizar los trámites indicados en EVE. Las posibilidades de modificación del periodo de estudios son: ampliación del periodo de estudios de un cuatrimestre al curso completo, reducción del periodo de estudios de un curso completo a un solo cuatrimestre, cambio de primer a segundo cuatrimestre o viceversa.

El documento de solicitud e instrucciones a seguir se encuentran en la sección de EVE – “Durante el periodo de estudios – Solicitud de modificación del periodo de estudios”.

IMPORTANTE: La presentación de la solicitud de modificación que suponga la reducción del periodo de estudios de un curso completo a un solo cuatrimestre, tendrá los mismos efectos que una renuncia parcial al periodo de estudios Erasmus+ y por tanto conlleva la renuncia a la ayuda del periodo correspondiente.

IMPORTANTE: La ampliación de la dotación económica en los casos de ampliación del periodo de estudios podrá ser aprobada sólo en el caso de disponibilidad presupuestaria.

Modificación del acuerdo de aprendizaje

A solicitud del estudiante, y previo informe favorable tanto del Tutor Académico, como del órgano equivalente en la Universidad de destino, el Coordinador de Movilidad del Centro podrá autorizar la modificación del Acuerdo de Aprendizaje que deberá ser excepcional y estar debidamente justificada. Dicha modificación deberá ser comunicada por el estudiante a la Secretaría del Centro en la UMA mediante la remisión de una copia del correspondiente documento debidamente cumplimentado y firmado por todas las partes dentro de los treinta días siguientes al inicio de cada cuatrimestre de su estancia en la Universidad de destino.

Véase sección correspondiente en EVE “Durante el periodo de estudios”.

El acuerdo de aprendizaje y su modificación recogerán unos mínimos y unos máximos de número de créditos a reconocer, entre 24 y 36 para periodos de estudios cuatrimestrales, y entre 48 y 72 para estancias de curso completo, salvo que el número de créditos que falten para finalizar los estudios sea inferior.

Enmienda al convenio de subvención

En la cláusula 1.3 del convenio de subvención suscrito entre la Universidad de Málaga y los participantes en la movilidad Erasmus+ estudios del curso 2018-2019 se indica que las enmiendas a dicho convenio, en el que se establecen la dotación económica SEPIE a percibir por el participante y las modificaciones relativas a la fecha de inicio y finalización del periodo de movilidad, se solicitarán y acordarán mediante una notificación formal por carta o correo electrónico.

Para proceder a la expedición de la enmienda el estudiante informará de la nueva fecha de finalización de su periodo de estudios a través de la sección correspondiente habilitada en EVE a tal efecto (“Durante el periodo de estudios – “Enmienda al convenio de subvención”).

Asimismo, en la información sobre “Ayudas Erasmus+ Convocatoria 2018-2019” publicada en la correspondiente sección en EVE y en nuestra Web: https://www.uma.es/relaciones-internacionales/info/113891/ayudas-erasmus-2018-2019/ en la que se establece un número máximo de meses a financiar según el periodo de estudios adjudicado se indica que:

• El máximo número de meses financiados dependerá del periodo de estudios adjudicado:

-Periodo de estudios cuatrimestral (entre 3 y 6 meses): máximo financiado 4 meses y 15 días.

-Periodo de estudios anual (entre 7 y 12 meses): máximo financiado 9 meses.

Para que tras una ampliación del periodo de estudios Erasmus+ el importe de la beca pueda ser incrementado con respecto al convenio de subvención firmado previamente por el estudiante y la institución, dicho convenio debe ser modificado a través de una “Enmienda” en la que se consignarán las fechas reales del periodo de movilidad (inicio y finalización) y el importe de la ayuda a percibir.

La enmienda debe realizarse antes de la finalización del periodo de estudios. El importe de la ayuda del participante no podrá incrementarse una vez finalizado el periodo de movilidad. Cuando el periodo de estancia realizado sea superior al indicado en el convenio de subvención, si dicho convenio no es modificado antes de finalizado el periodo de estudios inicial en la correspondiente enmienda, y a pesar de que finalmente se contase con disponibilidad presupuestaria para ampliar la ayuda máxima a financiar, los días adicionales se considerarán como período con beca cero. Esto es especialmente relevante para los alumnos que amplíen su periodo de estudios de un cuatrimestre a curso completo.  

Por tanto, si el periodo de estancia previsto fuera superior al establecido en el convenio de subvención inicial, se podrá:

-Enmendar el convenio de subvención durante el periodo de movilidad del estudiante para tener en cuenta la duración superior, siempre que la disponibilidad presupuestaria de la subvención de la UMA lo permita.

-Acordar con el estudiante durante su periodo de movilidad que el número de días adicionales sea considerado como periodo con beca cero (sin financiación).

Para proceder a la expedición de la enmienda el estudiante informará de la fecha de finalización de su periodo de estudios a través de la sección correspondiente habilitada en EVE a tal efecto (“Durante el periodo de estudios – “Enmienda al convenio de subvención”).

De acuerdo con los datos que el participante declare como fechas definitivas de su periodo de estudios, y una vez comprobada la validez de las mismas, la institución expedirá una enmienda al convenio de subvención y procederá a la adjudicación final de fondos para el estudiante cuya cuantía y abono se hará de acuerdo con lo establecido en las cláusulas 3 y 4 del convenio y en el documento “Ayudas Erasmus+ Convocatoria 2018-2019” y sus actualizaciones.

El Anexo V, “certificado de estancia”, deberá proporcionar la confirmación de las fechas de comienzo y finalización del período de movilidad.

En relación con las fechas definitivas del periodo de estudios establecidas en el certificado de estancia, y siempre teniendo en cuenta al número máximo de meses/días financiados en la presente convocatoria, las opciones de financiación final serán las siguientes:

• Si el periodo de movilidad reflejado en el certificado de estancia es inferior en 5 días como máximo al establecido en la enmienda al convenio de subvención, las fechas de referencia para el pago de la ayuda ERASMUS+-SEPIE serán las consignadas en la enmienda.
• Si el periodo de movilidad reflejado en el certificado de estancia es inferior en más de 5 días al establecido en la enmienda al convenio de subvención, las fechas de referencia para el pago de la ayuda ERASMUS+-SEPIE serán las consignadas en el certificado de estancia.
• Si el periodo de movilidad reflejado en el certificado de estancia es superior al establecido en la enmienda al convenio de subvención, las fechas de referencia para el pago de la ayuda ERASMUS+-SEPIE serán las consignadas en la enmienda.