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Guia IA: PTGAS

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Capítulo 04

Guía para el PTGAS

El uso de la IA no se limita únicamente a la docencia y el aprendizaje, sino que también ofrece importantes beneficios para el PTGAS de la universidad. La IA puede transformar significativamente la gestión administrativa mejorando la eficiencia, la precisión y la toma de decisiones.

La integración de la IA en las funciones administrativas puede automatizar tareas como la planificación de determinadas actividades, la administración de los recursos, la generación de respuestas a solicitudes o a consultas o la redacción de escritos. También puede obtener información valiosa para la toma de decisiones estratégicas.

Ahora bien, hay que tener en cuenta que la responsabilidad última sobre la veracidad, integridad y legalidad de cualquier documento o trámite administrativo recaerá sobre el personal técnico o de gestión que valide, firme o autorice su emisión, independientemente del grado de intervención de sistemas de IA en su elaboración, por lo que deberás ser muy prudente con su uso.

Estos posibles usos de la IA incluyen:

Redacción de documentos: Ayudar en la redacción de documentos administrativos.
Automatización de tareas administrativas: Automatizar determinadas tareas, especialmente las que son repetitivas.
Mejora de la comunicación: Generar respuestas automáticas y personalizadas mediante el uso de asistentes virtuales. 
Análisis de datos: Analizar datos administrativos para identificar patrones y tendencias.

Usos No Permitidos

  • Introducir datos confidenciales o sensibles en las herramientas de IAG. 
  • Automatizar procesos sin una revisión y supervisión adecuada. 

Casos de Uso Prácticos para el PTGAS 

Tipo de uso Tarea Condición
Redacción de correos internos  Mejorar redacción y claridad de correos entre personal, sin datos sensibles ni decisiones relevantes.  No requiere autorización. 
Borradores de procedimientos internos  Elaborar borradores de instrucciones o manuales internos que luego se revisan y aprueban por la unidad responsable.  No requiere autorización. 
Traducción de información genérica  Traducir a otros idiomas textos informativos sin datos personales (páginas web, folletos generales).  No requiere autorización. 
Corrección de textos ya aprobados  Corregir estilo y ortografía de documentos públicos ya validados, sin cambiar su contenido de fondo.  No requiere autorización. 
Material de apoyo para presentaciones  Generar esquemas o diapositivas base para reuniones internas, que después se revisan manualmente.  No requiere autorización. 
Chatbots administrativos externos Chatbots en la web que responden sobre matrículas, becas, plazos o procedimientos.  Requiere autorización previa del Comité. 
Resumen de expedientes con IA  Uso de IA para resumir expedientes de estudiantes o personal que contienen datos personales.  Requiere autorización previa del Comité. 
Apoyo a decisiones de admisión o becas  IA que clasifica solicitudes o sugiere concesiones/denegaciones.  Requiere autorización previa del Comité. 
Asistentes conectados a bases de datos internas  Agentes de IA que acceden a sistemas de gestión académica, económica o de RRHH.  Requiere autorización previa del Comité. 
Decisiones automatizadas sin revisión humana  Usar IA como única base para admitir/denegar estudiantes, becas o contratación de personal. Uso prohibido. 
Subir expedientes a servicios públicos de IA  Introducir expedientes, informes o datos sensibles en herramientas de IA externas, abiertas o no institucionales.  Uso prohibido. 
Vigilancia oculta del desempeño  Analizar la actividad del personal con IA para evaluar rendimiento sin informar ni base legal.  Uso prohibido. 
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