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IA PTGAS Prompts

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Banco de Prompts para el PTGAS

15 ejemplos prácticos para agilizar tareas administrativas, mejorar la atención al usuario y optimizar el uso de herramientas ofimáticas.

Advertencia de Seguridad (Normativa UMA):
1. Cero Datos Personales: No introduzcas DNI, nombres, expedientes ni datos personales de ningún tipo en herramientas de IA abiertas.
2. Cero Información Sensible: Usa siempre datos anonimizados o ficticios al pedir ejemplos.
3. Revisión Humana: La IA es un asistente, no debe decidir. Revisa siempre sus respuestas antes de enviar un correo oficial o aplicar una fórmula.

1. Comunicación y Atención al Usuario

Respuestas a dudas frecuentes

Para correos repetitivos de estudiantes.

Actúa como personal administrativo de la universidad. Redacta una plantilla de correo amable, clara y concisa para responder a los estudiantes que preguntan cómo solicitar el certificado académico oficial. Incluye los pasos a seguir en la sede electrónica.

Comunicados oficiales

Informa sobre cortes de servicio o plazos.

Redacta un aviso formal para informar al PDI y alumnado que la secretaría estará cerrada el día (Fecha) desde las (Hora inicio) hasta las (Hora fin). Usa un tono institucional y pide disculpas por las molestias.

Correos delicados (resolución de quejas)

Mantén la profesionalidad en situaciones tensas.

Necesito responder a una queja formal de un usuario porque su trámite se ha retrasado debido a un error nuestro. Redacta un correo empático, profesional y asertivo que ofrezca una disculpa y explique que su expediente ya está siendo tratado con urgencia.

Soporte en idiomas

Asistencia a alumnado internacional (Erasmus).

Traduce este correo administrativo al inglés con un tono formal y adecuado para el ámbito universitario, asegurándote de que términos como 'matrícula', 'convalidación' y 'acta' se traduzcan con su equivalente académico correcto: (Pegar correo).

2. Gestión de Herramientas y Datos

Generación de fórmulas de Excel

Deja de pelearte con las hojas de cálculo.

Actúa como experto en Excel. Tengo una columna A con códigos de asignaturas y una columna B con el número de matriculados. Dime qué fórmula exacta usar para sumar todos los matriculados solo de las asignaturas que empiecen por el código '10'.

Estructuración de listados

Aviso: Usa solo datos falsos o sin identificadores.

Tengo esta lista de correos electrónicos que están mezclados en un solo párrafo separados por espacios. Conviértelos en una lista vertical, quita los duplicados y ordénalos alfabéticamente para poder copiarlos en Excel: (Pegar listado anonimizado).

Explicación de fórmulas complejas

Entiende documentos heredados de otros compañeros.

He heredado un documento Excel con esta fórmula que no entiendo: (Pegar fórmula, ej. BUSCARV o INDICE/COINCIDIR). Explícame en lenguaje sencillo qué hace paso a paso y cómo puedo modificar el rango de datos al que apunta.

Análisis de encuestas de satisfacción

Extrae conclusiones rápidas de textos libres.

Aquí tienes 20 comentarios totalmente anónimos de usuarios sobre nuestro servicio de (Nombre del servicio). Léelos e identifícame cuáles son las 3 quejas más repetidas y cuáles son los aspectos mejor valorados. (Pegar comentarios).

3. Redacción y Documentación Administrativa

Creación de manuales de procedimiento

Para dejar documentados los procesos del área.

Quiero hacer un manual rápido para los compañeros nuevos sobre cómo tramitar un (Nombre del trámite). Yo te voy a dar los pasos sueltos y desordenados, y tú los vas a redactar como una guía paso a paso formal, clara y numerada: (Describir los pasos con tus palabras).

Resumen de normativas densas

Localiza los puntos clave de circulares o leyes.

Actúa como un experto legal en el ámbito público. Resume los aspectos administrativos más importantes a tener en cuenta en esta nueva normativa, destacando los plazos mencionados y los requisitos de presentación: (Pegar texto de la norma).

Borrador de actas de reunión

Agiliza el papeleo tras los consejos o comisiones.

A partir de estas notas rápidas que tomé durante una reunión de la comisión, redacta el borrador formal de un acta. Usa apartados estándar: Fecha y hora, Asistentes, Temas Tratados, Acuerdos Tomados. Mis notas son: (Pegar notas sin nombres reales).

Diseño de formularios

Asegúrate de pedir la información correcta al usuario.

Tengo que diseñar un formulario online o en PDF para que el PDI solicite (Trámite o Recurso). Dame una lista de todos los campos e información que debería pedirles para que no falte ningún dato a la hora de procesarlo internamente.

4. Organización de Eventos y Gestión

Checklist para actos oficiales

Que no se escape ningún detalle logístico.

Vamos a organizar unas jornadas presenciales para 100 personas en el salón de grados. Crea un checklist exhaustivo detallando tareas previas, durante el evento y posteriores (audiovisuales, cartelería, accesos...).

Pliegos técnicos iniciales

Estructura de compras y contratación.

Genera un índice estándar y una plantilla inicial para un pliego de prescripciones técnicas para contratar un servicio de (servicio a contratar) en la facultad de (centro).

Gestión del tiempo y prioridades

Organiza los picos de trabajo (Ej: matrículas).

Actúa como un experto en metodología ágil. Tengo estas 6 tareas administrativas pendientes para hoy con diferentes niveles de urgencia e impacto. (Listar tareas). Ayúdame a priorizarlas.

Nota: Si tienes dudas sobre qué procesos administrativos pueden o no apoyarse en IA, consulta con el Comité de Seguridad de la Información, Protección de Datos e IA de la UMA.

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