Normas de uso del correo electrónico

Medidas de Seguridad en el uso de cuentas corporativas de correo electrónico

 Con base en los reglamentos 11/2024, de 21 de noviembre, de Administración Electrónica de la Universidad de Málaga, 12/2024, de 21 de noviembre, por el que se regula la Política de Seguridad de la Información de la Universidad de Málaga y 13/2024, de 21 de noviembre, por el que se regula el uso de los recursos TIC de la Universidad de Málaga, y en desarrollo del artículo 19 de este último, el Comité de Seguridad de la Información y Protección de Datos, en sesión celebrada el 27 de marzo de 2025,

ACUERDA

Definiciones

A los efectos de las presentes, se entiende por:

a)    Correo electrónico corporativo de la Universidad de Málaga: servicio de correo electrónico prestado bajo dominio titularidad de la Universidad de Málaga y que es proporcionado por esta al conjunto de personas integrantes de su comunidad universitaria.

b)    Buzón de correo electrónico: Se llama buzón de correo electrónico al depósito que sirve para almacenar correos electrónicos.

c)    Cuenta de correo personal: cuenta de correo electrónico bajo el dominio de la Universidad de Málaga asignada a una persona y con un buzón de correo para su uso exclusivo.

d)    Cuenta de correo institucional: cuenta de correo electrónico bajo el dominio de la Universidad de Málaga asignada a un órgano de gobierno, unidad administrativa, grupo de investigación, organización de evento, etc. Aunque su ámbito no es el personal, deberá tener asignada siempre a una persona responsable de la misma.

e)    Cuenta de correo electrónico activa: cuenta de correo electrónico corporativo que tiene acceso al buzón y permite enviar y recibir mensajes de correo.

f)    Cuenta de correo electrónico desactivada: cuenta de correo electrónico que por alguna de las razones establecidas en esta norma, no permite enviar ni recibir mensajes de correo.

Personas usuarias del servicio de correo

Tienen el concepto de personas usuarias con derecho a obtener una cuenta de correo personal las personas integrantes de alguno de los siguientes colectivos:

a)    Estudiantes

b)    Personal docente e investigador

c)    Personal técnico, de gestión, y de administración y servicios de la Universidad de Málaga

d)    Personal jubilado, siempre que su cuenta de correo personal permanezca activa

e)    Otras personas que cuenten con alguna relación con la Universidad de Málaga de cuyo contenido forme parte la facultad de disponer de cuenta de correo electrónico corporativo.

Direcciones de correo electrónico corporativo

1. La dirección de correo electrónico está formada inicialmente por un Número de Identificación de Usuario (NIU) de 10 cifras, asignado de forma automática, y el dominio @uma.es, y sirve como identificador de usuario para el acceso a todos los servicios telemáticos de la Universidad de Málaga. El NIU es único para cada persona y permanece para siempre asociado a ella. Como estas direcciones son incómodas de manejar, se permite la asignación de un alias de correo. Esta acción la puede realizar la propia persona usuaria desde el directorio corporativo DUMA, enlazado en la web de la Universidad de Málaga.
2. El alias de correo electrónico puede ser libremente elegido por la persona usuaria con las únicas condiciones de no estar previamente asignado a otra persona, de no llevar a engaño sobre su propietario, y de no contener palabras inapropiadas, en cuyo caso podrá ser cancelado.
3. Una vez asignado, el alias de correo electrónico es único para cada persona y no puede ser cambiado salvo causas suficientemente justificadas.

Alta en el servicio de correo

1.  El alta en el servicio de correo electrónico corporativo se produce con la creación de la primera cuenta de correo personal activa en el dominio uma.es y tendrá la denominación

<NIU>@uma.es correspondiente a la persona interesada.

2.  La creación de la primera cuenta de correo personal se llevará a cabo:

a)    En el caso de estudiantes, con ocasión de la primera matrícula.

b)    En el supuesto de empleados públicos de la Universidad de Málaga, al establecerse la correspondiente relación de servicios y mediante las aplicaciones corporativas existentes.

c)    En el supuesto de otros colectivos distintos de los señalados en los apartados anteriores, por las unidades administrativas correspondientes mediante las aplicaciones habilitadas para ello.

3.  En tanto se disponga de la condición de estudiante o de empleado público al servicio de la Universidad de Málaga no se podrá renunciar a la cuenta de correo personal asignada ni obtener su cancelación o desactivación.

Caducidad de las cuentas de correo electrónico corporativo

1.  Cuando se extinga la relación con la Universidad de Málaga en cuya virtud se dispone de cuenta de correo personal, la cuenta correspondiente continuará activa durante el plazo de un año, a partir del cual la cuenta se limpiará de mensajes y será eliminada. Durante este periodo se remitirán recordatorios periódicos de la proximidad de la fecha de caducidad.

2.  Las cuentas de correo en las que no se detecte ninguna actividad durante un periodo de 6 meses pasarán a estado inactivo volviendo a activarse de forma automática en el momento en que vuelvan a ser accedidas.

Cuentas reasignadas a Microsoft365 o GMail

2. En estos casos de reasignación externa, la Universidad de Málaga no guardará copia de los correos recibidos o emitidos ni se responsabilizará de la correcta recepción de los mismos, ni realizará migraciones de correo, por lo que deberán ser las propias personas usuarias las que realicen, si así lo desean, las copias de seguridad de aquellos correos que consideren de interés.

Cuentas de correo institucional

1. Las cuentas de correo institucional solo pueden ser creadas mediante solicitud expresa.

2. Una cuenta de correo institucional puede ser desactivada en cualquier momento a solicitud del propietario de la cuenta o del órgano al que está referida la misma.

Suspensión temporal de una cuenta de correo

1.  Una cuenta de correo puede quedar inhabilitada temporalmente por:

a)    Incumplimiento de las condiciones de los servicios utilizados a través de esa cuenta.

b)    Detectarse actividades sospechosas que puedan afectar a los sistemas o los servicios.

3. La suspensión temporal será comunicada a la persona usuaria afectada lo antes posible a través de los medios de los que dispone la UMA, incluyendo información acerca de los motivos de la suspensión y el procedimiento para restablecer la cuenta.

Encaminamiento de correo electrónico

1.  El encaminamiento de mensajes hacia y desde la Universidad de Málaga se efectuará a través de la estafeta central de correo electrónico.

2.  El resto de posibles estafetas de la Universidad de Málaga deberán estar autorizadas y, en cualquier caso, podrán ser deshabilitadas por deficiencias en su gestión o como consecuencia de la aparición de incidentes.

Mantenimiento de los buzones de correo

1. La Universidad de Málaga, a través de sus servicios técnicos, efectuará las tareas de mantenimiento precisas para el correcto funcionamiento del servicio de correo, así como para la optimización de su operativa y de su rendimiento.
2. En casos de saturación del buzón, al haber alcanzado el tamaño máximo asignado, no se podrá recibir más mensajes de correo mientras la persona usuaria no libere espacio del mismo o solicite de forma justificada una ampliación excepcional de la capacidad del buzón a través del Centro de Atención a Usuarios (CAU).

Medidas contra el abuso en el correo electrónico

1.  Se adoptarán las medidas necesarias para combatir y prevenir actividades de abuso del correo tales como spam, envíos de correo masivos, phishing, virus y otras.

2.  Cualquier consulta, queja o información relativa al abuso en el correo electrónico en el ámbito de la Universidad de Málaga puede ser dirigida al CAU.

Límites y parámetros de gestión del servicio de correo

El Servicio Central de Informática (SCI) establecerá los parámetros técnicos necesarios para configurar el servicio de correo electrónico corporativo con arreglo a criterios de seguridad y de optimización de recursos. Los límites y parámetros de las distintas configuraciones serán hechos públicos en la web del SCI de la Universidad de Málaga.

Derechos de las personas usuarias del servicio de correo

Las personas usuarias del servicio de cuentas de correo electrónico corporativo tienen derecho a:

a)    Ser informadas de cualquier cambio en el servicio que les afecte.

b)    Recibir atención por el Centro de Atención al Usuario en relación con las dudas, incidentes o problemas que surjan durante el uso del servicio de correo y obtener una respuesta o solución a sus peticiones, así como obtener información sobre incidentes y problemas que puedan existir con su cuenta de correo.

c)    Recibir las comunicaciones y avisos de caducidad previstos en esta norma.

d)    Solicitar información acerca del uso de sus cuentas de correo

Obligaciones de las personas usuarias del servicio de correo

Las personas usuarias de cuentas de correo electrónico corporativo de la Universidad de Málaga quedan obligadas a:

a)    Responsabilizarse de todas las actividades realizadas mediante el empleo de la cuenta de correo personal que tengan asignada o en el marco de una cuenta de correo institucional para cuyo empleo tengan autorización.

b)    Mantener en secreto las contraseñas de sus cuentas de correo y no revelarlas a terceros.

c)    No delegar el uso de su cuenta de correo personal.

d)    Avisar al Centro de Atención de Usuarios de cualquier comportamiento anómalo que detecten en el uso de sus cuentas de correo.

Uso adecuado del servicio de correo

1.  Las personas usuarias del servicio de correo electrónico corporativo quedan sujetas a las siguientes recomendaciones de uso:

a)    Acceder con la periodicidad adecuada a sus buzones de correo para leer los mensajes.

b)    Efectuar un mantenimiento adecuado de los mensajes almacenados en sus buzones, evitando un crecimiento desmesurado de estos.

c)    Conocer las medidas y seguir las recomendaciones en relación con supuestos tales como los del denominado spam o “correo basura”, phishing y otras modalidades de abuso en el correo electrónico.

Documentación y notificación de incidencias

1. La documentación, instrucciones, recomendaciones y resto de información que deba hallarse públicamente disponible en relación con el servicio de correo electrónico corporativo se mantendrá actualizada en la web del SCI de la Universidad de Málaga.
2. Todas las incidencias, dudas, avisos y cualquier comentario relacionado con el servicio de correo electrónico de la Universidad de Málaga se podrán dirigir al Centro de Atención a Usuarios (CAU) del SCI.

ANEXO: Límites y condiciones de prestación del servicio

El envío de mensajes de correo electrónico es un proceso en el que intervienen muchos actores y factores, por lo que no está garantizada la entrega de los mensajes, y sobre todo, no está garantizada en un plazo de tiempo determinado. En cualquier caso, desde la Universidad de Málaga se procurará siempre que el proceso se complete correctamente.

Las condiciones en las que se oferta este servicio podrán ser modificadas sin previo aviso en función de los requerimientos necesarios para la correcta prestación del mismo.

Tamaño máximo de un mensaje admitido por los servidores de la UMA: 40MB una vez codificado,  lo  que  se  traduce  en  un  tamaño  real  de  35  Mb  aproximadamente.