Guía práctica para organización de congresos
Para la organización de un congreso, la Universidad de Málaga ofrece una gran cantidad de recursos que cubren la mayoría de las necesidades. Como estos recursos se proporcionan desde distintos servicios, los presentamos en esta página en forma de Guía Práctica para Organizar Congresos paso a paso:
Solicitud de la Unidad Orgánica y activación de pasarela de pagos
Cualquier congreso o evento que cuente con ingresos por inscripciones, aportaciones externas o ayudas del Plan Propio de la Universidad de Málaga, debe tener asignada una unidad orgánica (se trata de un campo numérico de 10 dígitos que comienza por 0803). A la hora de solicitarla:
- Si sólo desea que le sea asignada una unidad orgánica porque ya disponga de una página web y no necesite alojar su evento en la plataforma de eventos institucional (eventos.uma.es), tendrá que remitir directamente su solicitud al Gestor de Peticiones del Servicio de Gestión Económica General en la opción “solicitud de orgánica y pasarela de pagos”. Desde este formulario se solicita la referencia contable u orgánica de cada congreso, se activa la recepción de ingresos y se permite el acceso a los contactos para obtener mayor información.
- En caso de no disponer de página web para su evento, deberá solicitarla a través del Gestor de peticiones del Servicio de Comunicación. Con esta solicitud, el Servicio de Comunicación tramitará tanto el alojamiento web para su evento como la solicitud de asignación de la unidad orgánica. Una vez asignada la Unidad Orgánica, si el evento conlleva pago de inscripciones, también se activará, de forma automática, la pasarela de pagos para que los asistentes puedan realizar el pago por medio de tarjeta bancaria. En un máximo de dos días, este servicio le comunicará a través del gestor de peticiones todas las acciones llevadas a cabo y el modo en el que puede empezar a administrar los contenidos para publicar su evento y configurar las inscripciones.
Información sobre Gestión económica y recepción de pagos por inscripciones
Tener asignada la Unidad de Orgánica le permite además las siguientes operaciones:
- Gastos: para efectuar un gasto relacionado con el evento, debe solicitar la reserva de crédito en la siguiente dirección: https://reservacreditos.uma.es/, seleccionando la Unidad de Gasto 0803 Jornadas, Congresos, etc. e indicando el número de referencia contable (orgánica 0803XXXXXX).
- Ingresos: Es obligatorio que los ingresos procedentes de inscripciones al evento, así como patrocinios y otras aportaciones al mismo, queden reflejados en la orgánica asignada al citado evento. Asimismo, no podrán realizarse con cargo a ella las adquisiciones de material inventariable.
Es recomendable que los pagos por inscripciones al evento se realicen por pasarela de pagos ya que la comunicación de los mismos se realiza a través del correo electrónico del organizador de manera automática y permite al asistente obtener la correspondiente factura.
Acceso al estado de cuentas del congreso aquí
Solicitud de ayudas para la participación en congresos científicos
Podrá solicitar una ayuda económica para la organización de congresos o workshop. Ayuda D.4., dentro del II Plan Propio de Investigación y Transferencia:
Promover el intercambio y difusión de ideas, información y conocimientos científicos avanzados, mediante la organización, de reuniones de carácter científico organizados por la UMA. Para ello se pretende contar con la participación de investigadores, profesores, expertos nacionales y/o extranjeros de reconocido prestigio.
- Periodo de presentación de solicitudes entre el 18 y el 31 de marzo de 2025. Las solicitudes para las ayudas D4 se presentarán a través de la Sede Electrónica de la UMA, seleccionando como departamento de destino "VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN Y DIVULGACIÓN CIENTÍFICA". No hay que enviar la documentación al correo planpropio@uma.es
Modalidad A: Organización de congresos científicos en la provincia de Málaga.
Creación de página web y difusión del evento
La Universidad de Málaga pone a disposición de la comunidad universitaria una plataforma integral de gestión web de su eventos. Se trata de Eventos UMA, una herramienta online corporativa que permite el alojamiento web de los eventos organizados por la Universidad de Málaga, de forma muy intuitiva y de fácil manejo.
El procedimiento para su uso pasa, en primer lugar, por realizar una solicitud al Servicio de Comunicación a través de su gestor de peticiones, y rellenar un formulario en el que se debe especificar de qué tipo de evento se trata y los datos necesarios para su creación.
Una vez aprobada su petición, el Servicio de Comunicación creará el alojamiento web de su evento y le proporcionará los permisos, accesos e información necesaria, para la gestión del mismo.
Reserva de aulas y espacios
En los casos en los que se necesiten las instalaciones de la UMA para la realización del congreso, la reserva de aulas, salas de juntas y salones de grado o similares,deberá realizarse mediante las páginas existentes para tal fin en cada uno de los centros y facultades pertenecientes a la UMA o mediante el sistema de reservas de aulas y espacios del Servicio de Enseñanza Virtual y Laboratorios Tecnológicos.
La reserva de espacios en el Edificio Rectorado puede realizarse desde este otro enlace.
La reserva de espacios en The Green Ray se realiza en este enlace.
Soporte audiovisual
En el caso de que el evento quiera retransmitirse de forma híbrida o en streaming, el Centro de Tecnología de la Imagen (CTI) de la UMA, ofrece sus servicios a toda la comunidad universitaria. Las solicitudes de prestaciones de servicio, asistencia y asesoramientos técnicos se tramitarán mediante modelo formalizado que se facilita a través de la propia web. Además, se puede solicitar el acceso wi-fi y obtener un acceso específico para los participantes en el evento contactando con el Servicio Central de Informática.
Viajes, restauración y alojamiento
La contratación de servicios de alojamiento y desplazamientos debe realizarse a través del acuerdo marco actualmente vigente, previa petición por el correspondiente gestor de peticiones. Puede consultar toda la información en el siguiente enlace: https://www.uma.es/gestion-economica/info/139932/acuerdos-marco/
Actualmente, la UMA no tiene convenios específicos con restaurantes, catering, hoteles o servicios de guía turística que puedan facilitar la organización y ofrecer precios competitivos para los participantes de congresos y eventos en la universidad, aunque estamos trabajando para poder ofertar estos servicios a la comunidad universitaria.
Una alternativa es usar los servicios que oferta Málaga Convention Bureau, del Área de la Delegación de Turismo del Ayuntamiento de Málaga, especializada en el sector del turismo de reuniones. MCB pone al servicio de las empresas y agencias organizadoras de congresos y reuniones asesoramiento, una amplia oferta hotelera y de servicios de apoyo. Puedes ver sus servicios aquí.
Contactos para más información e incidencias
Acceso al estado de cuentas del congreso aquí
Solicitud de facturas, dudas sobre ingresos procedentes de inscripciones, contratos de patrocinio o subvenciones directas: tesoreria@uma.es.
Dudas sobre cómo utilizar ingresos del evento para gastos: ge_cong@uma.es.
Para devoluciones de inscripciones, por alguna causa admitida contactar con ge_cong@uma.es
Si se estima que los gastos de organización del congreso superarán los 15.000 euros (IVA no incluido), resulta necesario iniciar una licitación, para lo cual debe contactar con el Servicio de Contratación: serviciodecontratacion@uma.es
Información sobre la ayuda: ayudacongreso@uma.es.
Incidencia Informática: cau@uma.es.
Consultas sobre la gestión/configuración del módulo de inscripciones de la plataforma eventos.uma.es: comunicacioninterna@uma.es
Medidas de protección aplicadas en la UMA para el tratamiento de información con datos personales durante la organización de congresos y eventos, pincha aquí.
