¿Tienes que archivar? ¿Por qué ha de haber un archivo?

¿TIENES QUE ARCHIVAR...?

Probablemente archivar no resulte, muchas veces, agradable.
Es posible que sea una de las partes del trabajo que más cuesta...
pero no tiene porque ser así, y para ello queremos ayudarte.

De la calidad de tu trabajo en esta etapa, dependerá el éxito posterior

EMPEZAMOS...

¿Que es un documento?

 

Se entiende por documento administrativo de la Universidad de Málaga toda información textual, gráfica, sonora o en imágenes, fijada en cualquier soporte material, generada o recibida por las diferentes unidades y personas adscritas a la UMA en el desarrollo de sus funciones, y como testimonio de las diferentes actividades en el ámbito de la vida universitaria.

Hay así

.- Unidades documentales simples: formadas por un solo documento (ej.: registros, correspondencia, informes, memorias pueden emitirse dentro de un expediente o bien de forma aislada, etc.)

.- Unidades documentales compuestas o expedientes: (la mayoría de las actuaciones "procedimentalizadas" o "formalizadas" son fundamentalmente secuenciales. Se realizan mediante un proceso o procedimiento cuyos pasos se reflejan en una unidad documental: el expediente). Así un expediente es el conjunto de documentos ordenados, sobre una materia o asunto y que están sujetos a un mismo procedimiento administrativo.

.- Serie Documental: conjunto ordenado de los expedientes o unidades documentales que se producen de manera continuada como resultado de una misma actividad o función.

 

¿Que es un Archivo?

 

Un archivo no es un sótano donde se mandan papeles viejos, ni un mueble donde se amontonan papeles no tan viejos.

Un archivo es un conjunto orgánico de documentos, reunido por una persona física o jurídica, pública o privada en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa.

¿Por qué ha de existir uno en la UMA?
¿Y en mi oficina?

☺ Porque el incremento constante del volumen documental de la Universidad hace   necesaria la  normalización de la gestión de la documentación administrativa, así como la aplicación de criterios de calidad y eficacia en la  organización y acceso a la documentación que genera la Universidad.

☺ Porque los organismos públicos están obligados a organizar y conservar los  documentos que generen en el ejercicio de sus actividades, según lo  establecido la legislación española.

☺ Porque toda la documentación producida por la Universidad forma parte de su  patrimonio documental y de su memoria histórica

 

	ALMACEN DE PAPELES	ARCHIVO DE DOCUMENTOS
1	Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias...	Documentos importantes que hay que conservar clasificados y ordenados.
2	Pocas personas saben lo que hay.	Inventario de los documentos con la descripción correspondiente.
3	Los documentos llegan como pueden.	Traslado organizado.
4	Cada persona conserva o elimina lo que le parece oportuno.	Criterios únicos de conservación y eliminación.
5	Es difícil encontrar y consultar un documento.	Consulta y préstamo de la documentación de forma ágil.
6	Todo el mundo puede acceder.	Acceso para el personal autorizado.
7	No hay normas de archivo ni de clasificación.	Manual de gestión de documentación y archivos y cuadro de clasificación corporativo.