Metodología y calendario
Nos encontramos con un trabajo en curso de realización, por lo cual algunos cambios en la metodología y calendario son previsibles.
1- El primer paso que dar es abrir una página web al efecto de informar sobre este proyecto y recabar tanto información acerca de trámites problemáticos como propuestas de mejora. Esta página debería abrirse en febrero de 2025.
2- Como segundo paso, durante el tiempo en que se desarrolle la investigación/intervención, en las webs de todos los servicios y centros de la UMA se insertará un botón con el rótulo “¿Dificultad con un trámite? ¿Ideas sobre cómo mejorarlo? Repórtalo, por favor”, que dirija a un cuestionario vinculado al correo del equipo. En el futuro, este botón podría mantenerse como canal con la Secretaría General, para informar sobre trámites problemáticos o sugerir mejoras en la gestión, como lo hace ya la Universidad del País Vasco: https://www.ehu.eus/es/web/gardentasun-ataria/procedimiento-simplificacion-administrativa/formulario. Dentro del cuestionario se habilitará un enlace a la página web del equipo antes descrita. El botón debería habilitarse en febrero de 2025.
3- La investigación propiamente dicha comenzará con la organización de tres grupos de discusión, uno por cada uno de los perfiles de profesorado susceptibles de experimentar dificultades burocráticas específicas. Tales perfiles se han definido del modo siguiente, de manera preliminar:
- Cargos de gestión-dirección y coordinación docente (coordinación de grado y máster, de prácticas curriculares, decanato, vicedecanatos, dirección y secretaria de departamento, etc.)
- PDI con un rol investigador activo
- PDI con un rol docente activo
Dentro de cada grupo, se procurará la diversidad por género, años de experiencia y pertenencia a centros. Los grupos concluirán con un ejercicio de consenso acerca de la identificación de los trámites a mejorar prioritariamente.
Los grupos tendrán lugar entre febrero y marzo de 2025. De ellos se espera obtener información inicial sobre los usos del tiempo, las percepciones sobre la burocracia y los trámites administrativos que se experimentan como más complejos, gravosos, inútiles o consumidores de tiempo. Igualmente, de estos grupos de discusión se espera que emerjan ideas de partida sobre cómo solucionar los problemas detectados. Tras el análisis de lo sucedido en las reuniones, se elaborará un informe operativo, el cual permita ofrecer conclusiones preliminares y continuar el trabajo, y cuya entrega está prevista para finales de abril de 2025. Por informe operativo entendemos el documento breve que contiene información y conclusiones con certeza suficiente para continuar trabajando en la elaboración de las propuestas, aunque no termine de satisfacer el estándar de una publicación científica.
4- Concluidos los grupos de discusión, se elaborará una encuesta con el objetivo de confirmar y completar la información. Esta encuesta se dirigirá a todo el PDI, si bien se diseñará para permitir el análisis posterior considerando las variables de categoría, género, edad, años de experiencia, centro de adscripción y perfil de uso de la burocracia. El envío de las encuestas está previsto durante abril de 2025, con un envío inicial y tres recordatorios separados por una semana. Un informe operativo, el cual permita ofrecer conclusiones preliminares y continuar el trabajo, está planteado para ser entregado a finales de mayo de 2025.
5- Durante junio de 2025, se elaborará un documento sobre oportunidades de simplificación administrativa en el contexto de la UMA. Este documento se ocupará, en primer lugar, de valorar la viabilidad técnica de la mejora de las tareas y trámites que se han identificado como más problemáticos a través de los grupos de discusión y la encuesta: establecer los cambios que resultan factibles desde el punto de vista jurídico, informático, así como el valor agregado resultante de distintas opciones de intervención. En segundo lugar, el documento explorará opciones de mejora de los trámites problemáticos basadas en la optimización de procesos, los desarrollos recientes del Derecho Administrativo y las experiencias en otras universidades y centros de investigación: el Plan Simplifica del CSIC, el Plan de Modernización Administrativa de la Universidad de La Laguna, la labor de la Comisión Ejecutiva de Modernización Administrativa de la Universidad del País Vasco, etc. El sentido del documento es determinar el marco técnico de lo mejorable y generar un repertorio de posibilidades al respecto, al objeto de que el trabajo en grupos de la siguiente fase de lugar a propuestas viables y eficientes.
6- Durante julio de 2025, se organizarán grupos de trabajo al efecto de idear soluciones para facilitar los trámites identificados como más complejos, gravosos y/o inútiles para el PDI: diferentes grupos para diferentes trámites. Para estos grupos, podrá contarse con PDI que participó en los grupos de discusión organizados previamente. También deberá contarse con integrantes del PTGAS involucrados en la gestión de los trámites a mejorar y, eventualmente, con el estudiantado que pudiera verse afectado por tales trámites. Dependiendo de la complejidad técnica de las mejoras a introducir se optará por trabajar directamente con grupos que integren distintos sectores de la comunidad universitaria o por hacerlo previamente con grupos compuestos solo por el PTGAS que se relaciona con un trámite determinado. En esta fase de ideación se empleará la metodología SCAMPER (https://designthinking.es/scamper/) y otras metodologías ágiles de facilitación. El trabajo de los grupos contará con el asesoramiento de las personas del equipo expertas en Derecho Administrativo, gestión de procesos y usabilidad de plataformas informáticas. Cabe esperar que se introduzcan mejoras en algunos procedimientos internos y flujos de trabajo en el curso de desarrollo de los grupos de trabajo.
7- El informe de resultados del proyecto a la Secretaría General será entregado en enero de 2026.
8- Un año después, en enero de 2027, se elaborará y entregará un informe de evaluación de la puesta en práctica de las mejoras derivadas del proyecto.
Parte o la totalidad del informe podrá ser publicado como producto de investigación en revistas y editoriales académicas, por parte del equipo de investigación o parte de sus integrantes.
