Metodología y calendario
Nos encontramos con un trabajo en curso de realización, por lo cual algunos cambios en la metodología y calendario son previsibles.
1- El primer paso que hemos dado ha sido abrir una página web al efecto de informar sobre este proyecto y recabar tanto información acerca de trámites problemáticos como propuestas de mejora.
2- La investigación propiamente dicha comenzó con la organización de tres grupos de discusión, uno por cada uno de los perfiles de profesorado susceptibles de experimentar dificultades burocráticas específicas. Tales perfiles se definió del modo siguiente:
- Cargos de gestión-dirección y coordinación docente (coordinación de grado y máster, de prácticas curriculares, decanato, vicedecanatos, dirección y secretaria de departamento, etc.)
- PDI permanente
- PDI no permanente
Dentro de cada grupo, se procuró la diversidad por género, años de experiencia y pertenencia a centros. Cada uno de los grupos concluyó con un ejercicio de consenso acerca de la identificación de los trámites a mejorar prioritariamente.
Los grupos se desarrollaron los días 2, 9 y 10 de abril de 2025. De ellos se obtuvo información sobre las percepciones sobre la burocracia del PDI y los trámites administrativos que se experimentan como más complejos, gravosos, inútiles o consumidores de tiempo. Igualmente, de los grupos de discusión emergieron ideas de partida sobre cómo solucionar los problemas detectados.
3- Sobre la base de lo obtenido en los grupos de discusión e investigaciones previas, se ha elaborado una encuesta con el objetivo de confirmar y completar la información acerca de los trámites más problemáticos y cómo mejorarlos. Esta encuesta se dirigirá a todo el PDI, si bien se diseñará para permitir el análisis posterior considerando las variables de categoría, género, edad, años de experiencia, centro de adscripción y perfil de uso de la burocracia. El envío de las encuestas está previsto a partir del 6 de octubre de 2025, con un envío inicial y tres recordatorios separados por dos semanas.
4- Durante el tiempo en que se desarrolle la investigación/intervención, en diversas páginas webs de la UMA donde se realizan trámites administrativos, se insertará el botón ¿Dificultad con un trámite? ¿Ideas de cómo mejorarlo? Comunícalo aquí por favor. Este botón dirige a un formulario a través del cual informar al grupo de trabajo de problemas con la burocracia académica y posibles soluciones.
5- Contando con un informe operativo de los resultados de la encuesta, entre mediados de febrero y finales de marzo de 2026, se elaborará un documento sobre oportunidades de simplificación administrativa en el contexto de la UMA. Este documento se ocupará, en primer lugar, de valorar la viabilidad técnica de la mejora de las tareas y trámites que se han identificado como más problemáticos a través de los grupos de discusión y la encuesta: establecer los cambios que resultan factibles desde el punto de vista jurídico, informático, así como el valor agregado resultante de distintas opciones de intervención. En segundo lugar, el documento explorará opciones de mejora de los trámites problemáticos basadas en la optimización de procesos, los desarrollos recientes del Derecho Administrativo y las experiencias en otras universidades y centros de investigación: el Plan Simplifica del CSIC, el Plan de Modernización Administrativa de la Universidad de La Laguna, la labor de la Comisión Ejecutiva de Modernización Administrativa de la Universidad del País Vasco, etc. El sentido del documento es determinar el marco técnico de lo mejorable y generar un repertorio de posibilidades al respecto, al objeto de que el trabajo en grupos de la siguiente fase de lugar a propuestas viables y eficientes.
6- Durante el mes de abril de 2026, se organizarán grupos de trabajo al efecto de idear soluciones para facilitar los trámites identificados como más complejos, gravosos y/o inútiles para el PDI: diferentes grupos para diferentes trámites. Para estos grupos, podrá contarse con PDI que participó en los grupos de discusión organizados previamente. En todo caso, deberá contarse con integrantes del PTGAS involucrados en la gestión de los trámites a mejorar y, eventualmente, con el estudiantado que pudiera verse afectado por tales trámites. Dependiendo de la complejidad técnica de las mejoras a introducir se optará por trabajar directamente con grupos que integren distintos sectores de la comunidad universitaria o por hacerlo previamente con grupos compuestos solo por el PTGAS que se relaciona con un trámite determinado. En esta fase de ideación se empleará la metodología SCAMPER (https://designthinking.es/scamper/) y otras metodologías ágiles de facilitación. El trabajo de los grupos contará con el asesoramiento de las personas del equipo expertas en Derecho Administrativo, gestión de procesos y usabilidad de plataformas informáticas. Cabe esperar que se introduzcan mejoras en algunos procedimientos internos y flujos de trabajo en el curso de desarrollo de los grupos de trabajo.
7- El informe preliminar de resultados del proyecto será entregado a la Secretaría General a mediados de junio de 2026.
8- El informe completo será entregado en octubre de 2026.
9- Un año después, en octubre 2027, se elaborará y entregará un informe de evaluación de la puesta en práctica de las mejoras derivadas del proyecto.
Parte o la totalidad del informe podrá ser publicado como producto de investigación en revistas y editoriales académicas, por parte del equipo de investigación o parte de sus integrantes.
