Qué hacemos
Este es un proyecto de investigación e intervención destinado a simplificar los trámites burocráticos asociados a las labores docentes, investigadoras y de gestión en la Universidad de Málaga. Se priorizará la simplificación de aquellos trámites percibidos como más complejos, gravosos o inútiles por parte del Personal Docente e Investigador, al provenir mayormente de este colectivo la queja de un exceso de burocracia. Sin embargo, el propósito es convertir en más sencilla la gestión y administración para la totalidad de quienes participan de ella, sea como responsables, tramitadores o a nivel de usuario. La propuesta de eventuales reformas será resultado de la participación informal de todos los actores implicados (PDI, PTGAS y estudiantado): hablamos de participación informal porque se restringe a la elaboración de esta propuesta técnica y no forma parte de los procesos participativos estatutarios.
Se comenzará a trabajar recogiendo la voz del PDI para identificar las oportunidades de mejora de su situación, para lo cual se organizarán tres grupos de discusión correspondientes a tres perfiles diferentes de relación con la burocracia y se encuestará posteriormente a todo el profesorado. Sin embargo, en las fases siguientes de diseño de soluciones para los problemas detectados y su testeo, además de con el PDI, se contará con el PTGAS que interviene en la gestión de los trámites que requieran perfeccionarse, así como con el estudiantado que pudiera verse afectado por ellos. Toda esta participación se orienta a aprovechar la inteligencia colectiva al tiempo que garantizar la equidad y el apoyo de las propuestas de intervención que surjan del trabajo que aquí se presenta. La experiencia muestra como la mejora de trámites solo necesita, en ocasiones, integrar la perspectiva de todas las personas concernidas por la gestión de un asunto.
El proyecto responde a la idea de la universidad como laboratorio de la excelencia en materia de organización del trabajo, gobernanza democrática, cuidado de la salud, solidaridad y sostenibilidad. La aspiración es contribuir a una UMA que, aprovechando sus recursos para investigar sobre su propia mejora, se convierta en referente para otras administraciones públicas, empresas y organizaciones. El exceso de burocracia genera frustración a investigadores y docentes dentro y fuera de España. De hecho, la cuestión fue asumida como problema a afrontar por todas las candidaturas a Rector de la UMA en las pasadas elecciones. La desburocratización ha dado lugar a un cuerpo de literatura académica e iniciativas en otras universidades cuya consideración resulta obligada. La propia UMA ha desarrollado buenas prácticas de simplificación administrativa que deben ser identificadas como recursos útiles para continuar facilitando al profesorado la gestión de los asuntos que le concierne. De hecho, la hipótesis de partida es que la carga burocrática experimentada por el profesorado ha disminuido en los últimos años gracias a los cambios implementados por la UMA, el Ministerio de Universidades y la Consejería de Transformación Económica, Industria, Conocimiento y Universidades de la Junta de Andalucía. A pesar de los esfuerzos, creemos que existe margen de mejora y que tanto el diagnóstico como las soluciones deben ser sensibles a la diversidad de actores implicados. Por tanto, se plantean los siguientes objetivos:
1. Identificar los trámites administrativos dependientes de la UMA o susceptibles de ser facilitados por la UMA que consumen más tiempo y/o son percibidos como más complejos o gravosos o inútiles por parte del profesorado. Identificar igualmente las prioridades del PDI al respecto. Realizar toda esta labor considerando las variables de categoría, género, edad, años de experiencia, centro de adscripción, haber trabajado en otras instituciones y perfiles de relación con la burocracia.
2. Conocer la dedicación a tareas administrativas del PDI de la UMA, así como su opinión acerca del peso relativo de tales tareas y su reconocimiento, en el contexto de un estudio sobre usos del tiempo del profesorado.
3. Identificar prácticas de simplificación administrativa en la UMA que hayan dado lugar a soluciones satisfactorias, a juicio de las personas usuarias.
4. Conocer las estrategias de simplificación burocrática desarrolladas en otras administraciones y, en concreto, en universidades y centros de investigación.
5. Idear soluciones para facilitar los trámites identificados previamente como más complejos, gravosos y/o inútiles para el PDI. La elaboración de tales soluciones contará con los resultados de la experiencia comparada, la aplicación del principio de eficiencia compatible con la de los principios de eficacia y legalidad y el recurso a las estrategias de reducir, simplificar y automatizar procedimientos, postergar a posteriori los controles, intermediar datos y delegar responsabilidad siempre que resulte idóneo. Igualmente, el proceso de ideación de soluciones contará con una fase de participación informal de las personas interesadas. Igualmente, las soluciones integrarán posibles propuestas planteadas en los procesos participativos abiertos para la elaboración del próximo plan estratégico y la reforma de los estatutos. También se considerarán las propuestas remitidas por cualquier miembro de la comunidad universitaria al correo hagamoslofacil@uma.es.
6. Evaluar y mejorar la usabilidad de las plataformas y aplicaciones informáticas a través de las cuales se gestionan los trámites identificados como más complejos, gravosos y/o inútiles para el PDI.
7. Evaluar la puesta en práctica de las medidas adoptadas para la simplificación burocrática, elaborando indicadores objetivos para ello: reducción efectiva de información y documentos a aportar, reducción del tiempo requerido para realizar un trámite, reducción del tiempo de respuesta de una solicitud, etc.
