Documentos electrónicos
Archivo electrónico de documentos
Información acerca de los Archivos Estatales, dónde están, qué servicios ofrecen y cuáles son sus principales líneas de actuación y legislación asociada.
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Política de gestión de documentos electrónicos
Una política de gestión de documentos electrónicos contiene orientaciones o directrices para la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo.
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Metadatos
Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos. Mientras que un esquema de metadatos define la incorporación y gestión de los metadatos de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.
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Documento y expediente electrónico
La definición de documentos y expedientes electrónicos junto con sus políticas de gestión son la base para el intercambio de los mismos así como para su recuperación y conservación en archivos electrónicos.
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Herramientas para la gestión de documentos y expedientes electrónicos
El funcionamiento de los archivos electrónicos se basa en la utilización de diferentes herramientas.
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Normas (estándares) y buenas prácticas
La política de gestión de documentos electrónicos de una organización estará basada en buenas prácticas y normas consolidadas a nivel nacional e internacional. Esta sección ofrece enlaces a las normas y buenas prácticas más relevantes.
- RD 4/2010 de Esquema Nacional de Interoperabilidad, cuyo capítulo X está dedicado a la recuperación y conservación del documento electrónico. Este Real Decreto establece la obligatoriedad de que las Administraciones públicas creen repositorios electrónicos, complementarios e equivalentes en cuanto a su función a los archivos convencionales, destinados a cubrir el conjunto de vida de los documentos electrónicos y detalla las medidas organizativas y técnicas necesarias para ello.
En el marco de actualización del Esquema Nacional de Interoperabilidad se prevé la publicación de las siguientes normas técnicas que afectan directamente a la gestión de documentos y archivos electrónicos:
- NT de metadatos mínimos obligatorios para los documentos electrónicos
- NT de digitalización de documentos
- NT de estructura y formato de expedientes electrónicos
Otros documentos de interés son:
- La gestión de los documentos electrónicos: recomendaciones y buenas prácticas para las universidades. Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas (CAU/CRUE). 2007.
- Esquema de metadatos para la implementación de la Administración Electrónica en las universidades. Grupo de Trabajo de Documentos Electrónicos de la CAU/CRUE. 2009.
- Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica: Archivo electrónico de las Administraciones Públicas. CENATIC. 2009.
- La Administración Electrónica en las Universidades: Documento de trabajo de la Reunión Intersectorial de Secretarios Generales y TIC de la CRUE. 2009.
