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Preguntas y respuestas frecuentes

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En esta sección puede encontrar las preguntas más frecuentes sobre la tramitación de dietas.

1.- Asistencia a un congreso, reunión científica…

2.- Aparcamientos

3.- Anticipos

4.- Vehículos de alquiler

5.- Autorizaciones de permiso/licencias y comisiones de servicio

6.- Otras

1.- Asistencia a un congreso, reunión científica… 

¿Puedo cobrar la inscripción de un congreso en la liquidación de dietas?

Si. La inscripción de un congreso puede percibirse mediante el impreso de liquidación “orden de servicio / declaración jurada” o, bien a través de la solicitud de percepción de fondos.

Un compañero de mi departamento y yo hemos asistido a un congreso en Barcelona y nos hemos alojado en la misma habitación. El importe de una noche de alojamiento asciende a 180 euros. ¿Qué importe podemos recuperar cada uno? ¿Cómo hacemos la justificación si solo tenemos una factura?

Cada uno puede recuperar la mitad del importe de la factura, con el límite del tope máximo establecido. En estos casos el límite máximo por alojamiento de dos personas en la misma habitación tanto en Madrid como en Barcelona es de: 125€ + 125€ = 250€.

He asistido a un congreso que se ha celebrado en territorio nacional. ¿Qué documentación tengo que aportar para poder recuperar los gastos que he tenido por alojamiento, manutención y locomoción si me he desplazado en avión y me he alojado en un hotel de los indicados por la organización del congreso?

Debe presentar:

Factura del alojamiento hotelero donde ha pernoctado.

Billetes originales de avión, con indicación del itinerario, días y horas de ida y vuelta. Si el billete es electrónico o se ha adquirido a través de internet, se deberá imprimir el itinerario del viaje que indicara el precio del mismo. Cuando el billete se haya adquirido a través de una Agencia de Viajes (y no sea electrónico) en la factura se incluirá el itinerario y el precio del mismo. Junto al billete se entregarán los resguardos de las tarjetas de embarque o documento justificativo de haber realizado el viaje.

Recibos o facturas de taxi, con indicación del recorrido realizado. Son admisibles los taxis utilizados para los recorridos:

IDA: Málaga-aeropuerto, aeropuerto de destino-hotel.

VUELTA: Hotel-aeropuerto, aeropuerto de Málaga-Málaga.

Certificación acreditativa de la asistencia al congreso.

Si tengo emitidos los billetes de avión de ida y vuelta para asistencia a un congreso con tarifa no reembolsable, pero no puedo asistir por encontrarme enfermo los días de celebración del congreso, ¿puedo recuperar el importe de los billetes que previamente he abonado? En caso afirmativo, ¿qué debo hacer para recuperar el coste de estos billetes?

El coste de los billetes aéreos de tarifa no reembolsable es indemnizable siempre que quede autorizado por la persona que concedió la orden de servicios. Todo ello, salvo en proyectos y subvenciones específicas que, ningún caso, será recuperable.

¿Es imprescindible la presentación de copia del certificado de asistencia a un congreso, jornada, curso o seminario al que he asistido para que me reembolsen los gastos de dietas y locomoción?

Si es requisito imprescindible. Sin este documento NO serán reembolsados los gastos de dietas y locomoción que se hayan producido por asistencia al congreso. No obstante, la no expedición de la certificación podrá ser sustituida por algún documento en el que se demuestre la participación en tal evento.

He asistido a una reunión de un proyecto de investigación fuera de la Universidad de Málaga, ¿es necesario un certificado de quien convoca la reunión?

NO. Solo es necesaria una copia de la convocatoria.

Durante un congreso me he alojado en un hotel que he reservado a través de una agencia de viajes y he pagado a través de la misma, ¿necesito algún certificado del hotel?

NO. Para la justificación del alojamiento solo es necesaria la factura de la agencia de viajes.

2.- Sobre aparcamientos. 

¿Se pagan los recibos de aparcamiento en el aeropuerto ó estación de ferrocarril?

Si. Se abonará siempre que se justifique mediante el correspondiente recibo original, donde consten los días y las horas de entrada y de salida, así como el precio del mismo.

¿Se paga el gasto de garaje en los hoteles?

Si. Siempre que se justifique documentalmente mediante factura que deberá expresar la fecha de entrada y salida y el importe correspondiente.

3.- Sobre Anticipos. 

Si he pedido un anticipo de dietas para un viaje y no lo he justificado. ¿Puedo pedir otro anticipo para un viaje distinto?

No. Mientras exista un anticipo sin justificar no podrá abonarse el importe de otro anticipo.

Si tengo concedido un anticipo de dietas y no lo he justificado, ¿puedo cobrar el importe de dietas y gastos de viaje de otra comisión de servicio distinta de la comisión para la que me concedieron el anticipo?

No. Mientras exista un anticipo sin justificar no podrá abonarse el importe de dietas y gastos de viaje de ninguna comisión de servicio.

¿Cuándo tengo que justificar el anticipo de dietas que he recibido para realizar una comisión de servicio?

A la vuelta del viaje y en un plazo no superior a diez días naturales, deberá justificar el gasto. Una vez realizada la liquidación, si resultase diferencia en su contra reintegrará el sobrante, si la diferencia es a su favor se le hará esta efectiva.

Si me voy al extranjero durante seis meses para realizar una estancia de investigación. ¿Puedo solicitar anticipo de los gastos de dietas y locomoción?

Si. Se podrá solicitar el adelanto correspondiente del importe aproximado de las dietas y de los gastos de viaje que pudieran corresponder que, en ningún caso, podrá superar el 80% del importe total estimado de la indemnización por tales conceptos.

¿Si he pedido un anticipo y se suspende el viaje, que debo hacer?

Se deberá poner en contacto con la Sección de Tesorería (Caja), que le facilitará la cuenta bancaria donde podrá realizar el reintegro del mismo, o bien efectuará su devolución en efectivo.

4.- Sobre vehículos de alquiler. 

En una comisión de servicio, ¿puedo utilizar un vehículo de alquiler y luego solicitar que me abonen el importe de la factura cuando justifique la dieta?

No, como norma general. Sin embargo cuando su uso sea imprescindible para ello (cuando no exista transporte publico o cuando las circunstancias así lo requieran) y si la utilización de vehículo de alquiler está autorizada previamente, será indemnizable a razón de 0,19 €/km.

Según dispone el Decreto 404/2000 de 5 de Octubre, BOJA de 30 de Noviembre, las distancias entre las distintas localidades serán calculadas con arreglo a las que figuren en el mapa oficial de carreteras editado por el Ministerio de Fomento.

5.- Sobre autorizaciones de permiso/licencias y comisiones de servicio. 

¿Qué diferencia existe entre solicitud de Permiso/licencia y solicitud de Orden de Servicio?

1. La diferencia principal es que la Comisión de servicio da origen a indemnización o compensación por los gastos incurridos en la realización de la misma y el Permiso/Licencia no, a menos que, con la autorización del Permiso/Licencia se autorice a la vez Comisión de Servicio.

2. El Permiso/Licencia solo es solicitado por el PDI y la Comisión de Servicio puede que ser solicitada por los sectores: PDI, PAS y estudiantes.

6.- Otras. 

Los gastos extraordinarios de viaje al extranjero, como vacunas, visados y otros que sean necesarios para la entrada en el país de que se trate, ¿se pueden recuperar?

Si. Se pueden recuperar presentando los justificantes documentales correspondientes.

¿Cómo puedo liquidar los gastos extraordinarios de viaje al extranjero, como vacunas, visados y otros que sean necesarios para la entrada en el país de que se trate?

Estos gastos serán liquidados en el impreso de solicitud de orden de servicio / declaración jurada.

¿Se pagan los gastos de peaje en las autopistas?

Si. Siempre que se justifique documentalmente mediante los recibos originales de pago.

Hemos asistido a un homenaje que le han dado a un compañero/a de nuestro Departamento en Madrid. ¿Qué tenemos que hacer para recuperar los gastos de desplazamiento, alojamiento y manutención?

Según normativa vigente, estos gastos NO son indemnizables por ser considerados como comisiones realizadas a conveniencia de los interesados.

He viajado en avión en clase “Business Class”. ¿Es reembolsable el gasto de este billete de avión?

La tarifa correspondiente a billetes de avión en clase “Business Class”, NO es reembolsable. En estos casos se reembolsa el coste correspondiente a un billete de avión, con el mismo recorrido, en clase turista.

Tampoco lo será el billete debido a desplazamiento en tren, clase preferente.

He realizado una estancia de 5 días para la coordinación de un proyecto de investigación. Por la distancia del hotel donde me he alojado al centro de investigación donde nos hemos reunido he tenido que utilizar, todos los días, dos medios de transporte público para el traslado. ¿Puedo recuperar el importe de los billetes del transporte público?

Si. El traslado en el interior de las ciudades en medios colectivos de transporte es indemnizable.

Si como consecuencia de hacer una estancia de investigación en una universidad o centro de investigación nacional o extranjero solo voy a percibir una parte de los gastos generados por alojamiento, manutención y desplazamiento, ¿cómo debo hacer la liquidación de estos gastos? Si posteriormente me concedieran una ayuda para esta misma estancia, ¿cómo podría cobrarla?

Aunque no se perciba el importe total de los gastos a que se tenga derecho, la liquidación de estos siempre debe realizarse completa, calculando el importe total que corresponda por manutención y alojamiento, según que el lugar de la estancia se encuentre en territorio nacional o extranjero, y el importe por desplazamiento.

En el apartado “Importe Total” se indicará el importe que realmente se pretende percibir.

En el caso de recibir una ayuda posterior para la misma estancia de investigación tendría que acompañar una copia de la liquidación inicial, indicando en esta el importe de la ayuda que le han concedido, junto a una copia del documento de concesión.

Si resido en Ceuta o Melilla y quiero usar mi vehículo particular para realizar una Comisión de Servicio autorizada a Málaga, ¿me abonan en la dieta el importe del embarque del coche?

Si. Siempre que los gastos se justifiquen mediante el billete correspondiente.

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