Instrucciones cierre ejercicio 2011

Instrucciones de la Gerencia de la Universidad de Málaga de 2 de noviembre de 2011 para el cierre del ejercicio económico 2011.

La Ley 15/2003 Andaluza de Universidades, en su artículo 93.2, establece que las Universidades deberán aprobar las cuentas anuales en el plazo máximo de seis meses desde el cierre del ejercicio económico y enviarlas, dentro del mes siguiente, a la actual Consejería de Innovación, Ciencia y Empresa.

Para la formación de las cuentas anuales se deben realizar las comprobaciones y operaciones previas al cierre del ejercicio, la elaboración de informes, la auditoria externa, la aprobación del proyecto por el Consejo de Gobierno y la aprobación definitiva por el Consejo Social.

Por otro lado, la Ley 18/2001, de estabilidad presupuestaria, y el Convenio formalizado el 3 de julio de 2003 entre la Consejería de Economía y Hacienda, la Consejería de Educación y Ciencia y las Universidades Públicas de Andalucía para el saneamiento de su situación financiera, obligan a la remisión de la información presupuestaria y financiera de la Universidad de Málaga a 31 de diciembre de cada ejercicio antes del 20 de enero del año siguiente. No obstante, en la elaboración de estas instrucciones se ha tenido en cuenta que este plazo está siendo prorrogado en los últimos años varios días.

Por todo lo expuesto, se hace necesario dictar estas normas para el cierre del presente ejercicio que permitan cumplir con los preceptos legales.

Como anexo a estas instrucciones, se contempla un cuadro resumen con la fecha límite establecida para determinados actos económicos.

La Gerencia resolverá aquellos supuestos que, no estando contemplados en estas instrucciones, se consideren necesarios para el buen funcionamiento del servicio.

Definiciones.

A efectos de estas instrucciones, se entiende por:

Justificante de gasto: Las facturas, tiques, recibos, solicitudes de percepción de fondos y otros documentos acreditativos de la realización de un gasto.

Anticipo de Caja Fija (ACF): Procedimiento por el que un cajero habilitado realiza un pago a un tercero utilizando los fondos de su propia caja, recuperándolos posteriormente de los fondos generales mediante la formalización de documentos específicos.

Pago a Justificar (PJ): Procedimiento extraordinario por el que un cajero habilitado realiza un pago a un tercero con los fondos recibidos previamente para ese fin, recibiendo en un momento posterior el justificante definitivo de gasto.

Adelanto de cajero: El importe que un cajero habilitado entrega a un tercero, comprometiéndose este a entregar los justificantes que acrediten el destino de la cantidad percibida.

Gestor económico: El personal de administración y servicios con funciones de tramitación y gestión económica.

Actividad finalista: La actividad cuya financiación está afectada a la realización de unos gastos determinados. Según la estructura orgánica del presupuesto de la Universidad de Málaga, son actividades finalistas las siguientes: los congresos y similares, los contratos y convenios según el artículo 83 LOU, los proyectos de investigación, las inversiones contempladas en el Plan Andaluz de Inversiones, los grupos de investigación, las subvenciones específicas, los proyectos de relaciones internacionales, las inversiones financiadas con fondos FEDER, las titulaciones propias y los planes concertados.

Reserva de crédito.

El plazo máximo para solicitar y realizar reservas de crédito con cargo al ejercicio 2011 es el 30 de noviembre del mismo. Todas las solicitudes de reserva recibidas con posterioridad a esta fecha se imputarán al ejercicio 2012. Por tanto, en los pedidos realizados a partir del 1 de diciembre de 2011, a las empresas suministradoras se les pedirá que las facturas se emitan con fecha del ejercicio 2012.

Lo establecido en el párrafo anterior no será de aplicación para aquellas actividades finalistas cuyas respectivas convocatorias establezcan un plazo máximo para reconocer obligaciones comprendido entre el 1 y 31 de diciembre de 2011, en cuyo caso el plazo máximo para solicitar y realizar reservas de crédito con cargo al 2011 coincidirá con el plazo máximo de reconocimiento de obligaciones.

Las reservas de crédito imputadas al ejercicio 2011 mantendrán su vigencia hasta el 20 de enero de 2011. Cumplido este plazo, el saldo disponible de las reservas será anulado.

No obstante, de acuerdo con el segundo párrafo del artículo 26.3 de las Bases de ejecución del Presupuesto de la Universidad de Málaga para el ejercicio 2011, en las subvenciones específicas y los proyectos de investigación, las reservas de crédito no utilizadas quedarán sin efecto una vez se haya cumplido el plazo de justificación de las subvenciones.

Justificantes de gasto.

El artículo 41.1 de la Ley General de la Hacienda Pública de la Comunidad Autónoma de Andalucía establece que “con cargo a los créditos del estado de gastos consignados en el Presupuesto, solamente podrán contraerse obligaciones derivadas de gastos que se realicen en el año natural del ejercicio presupuestario”. Igualmente, el artículo 14.1 de las bases de ejecución del presupuesto de la Universidad de Málaga para el ejercicio 2011 dice que “sólo podrán contraerse, con cargo a los créditos consignados en el estado de gastos del presupuesto, obligaciones derivadas de adquisiciones, obras, servicios y demás prestaciones o gastos en general que se realicen en el propio ejercicio presupuestario…”. Para cumplir estos preceptos se fijan los plazos que se citan a continuación.

La Unidad de Atención a Terceros aceptará hasta el 12 de enero de 2012 facturas u otros justificantes de gasto emitidos en el ejercicio 2011. A partir del día siguiente, se procederá a la devolución de estos justificantes a los interesados de forma motivada.

A partir del 1 de enero de 2012, la Gerencia de esta Universidad tramitará con cargo al presupuesto del ejercicio 2012 todos los justificantes de gasto que se reciban en la misma con año de emisión de 2012.

Documentos contables.

Con la excepción de lo dispuesto para los documentos contables de anticipo de caja fija (ACF) y pagos a justificar (PJ), la fecha límite para realizar documentos contables en el sistema de información de gestión económica con imputación al ejercicio 2011 será el 20 de enero de 2012.

Todos los documentos contables imputados al ejercicio 2011 deben estar validados por el Servicio de Intervención el 27 de enero de 2012.

Los documentos de ACF y PJ del ejercicio 2011 contendrán únicamente gastos devengados en el ejercicio 2011 (facturas con año de emisión de 2011).

Todos los justificantes de gasto pagados en el ejercicio 2011, con tipo de pago ACF o PJ, se incluirán en documentos de ese ejercicio.

Los gestores económicos de los centros tendrán hasta el 15 de diciembre de 2011 para generar y enviar al Servicio de Intervención los documentos de ACF del ejercicio 2011.

Adelantos de cajero en centros.

La fecha límite para que los cajeros de los centros (cajas delegadas) concedan adelantos en el ejercicio 2011 será el 15 de noviembre del mismo, debiendo estar todos los adelantos cerrados el 1 de Diciembre de 2011.

A partir del 15 de noviembre de 2011 los adelantos de cajero se tramitarán por Caja Central. Se enviará como fecha tope el 15 de diciembre los justificantes a Caja.

Lo establecido en este apartado será aplicable igualmente para las tarjetas de crédito de los investigadores.

Justificantes de ingreso.

La fecha límite para emitir facturas u otro tipo de justificantes de ingreso, con fecha de emisión del ejercicio 2011, es el 18 de enero de 2011. No obstante, el Servicio de Contabilidad y Presupuestos, antes del 31 de diciembre de 2011, habilitará el presupuesto de ingresos en el sistema de información de gestión económica para que, a partir del 1 de enero de 2012, puedan emitirse justificantes de ingreso con fecha de emisión del ejercicio 2012.

Inventario.

La celeridad en el envío de la ficha de inventario cumplimentada por parte de la unidad receptora de un bien inventariable siempre es determinante en el proceso de tramitación de la factura, máxime cuando se trata del fin del ejercicio económico, por lo que las unidades receptoras de bienes inventariables tramitarán antes del día 13 de enero de 2012 las correspondientes fichas de inventario.

Presupuesto 2012.

El Servicio de Contabilidad y Presupuestos cargará los créditos autorizados en el Presupuesto para el ejercicio 2012 antes del 1 de diciembre de 2011. Si la aprobación del Presupuesto por el Consejo Social no se realiza con la debida antelación, se prorrogarán los créditos iniciales del ejercicio anterior, ajustándolo a los efectivamente aprobados para el ejercicio 2012 en cuanto las circunstancias lo permitan.

Los acuerdos de ACF para el ejercicio 2012 se habilitarán para el 9 de enero de 2012.

ANEXO