LA CLASIFICACION
LA CLASIFICACIÓN
La organización de los documentos desde el momento en que son creados o recibidos, tiene como objeto la localización rápida y efectiva de la información buscada, así como garantizar la conservación de los documentos.
La organización incluye dos funciones específicas:
. Clasificar
. Ordenar (establecer un orden dentro de cada grupo y situarlo en un espacio)
Simplificando mucho, clasificar un documento significa agruparlo por conceptos o asuntos concretos; y ordenar un documento quiere decir establecer una secuencia cronológica, alfabética o numérica dentro de cada grupo y situarlo físicamente en el espacio.
Clasificar consiste en identificar y agrupar los documentos bajo conceptos, que reflejan las funciones generales y las actividades concretas de la Universidad, dentro de una estructura jerárquica y lógica: Cuadro de clasificación.
En el ámbito de la administración universitaria coexisten diferentes sistemas de clasificación: el personal se divide en grupos y niveles, el presupuesto utiliza un sistema de partidas y por programas, la docencia se organiza por departamentos y estudios, etc. En el caso que nos ocupa, el Sistema de Gestión Documental emplea un sistema de clasificación: El Cuadro de Clasificación
El Cuadro de clasificación es el resultado de agrupar las diferentes funciones y actividades de la Universidad bajo una estructura jerárquica y lógica, desde los conceptos más generales hasta los más concretos.
Estructura del Cuadro de clasificación
El primer nivel corresponde a las categorías. En la UMA coexisten dos categorías de documentos:
Los documentos de gestión de actividades administrativas, comunes a cualquier organismo. En esta categoría se encuentran los documentos relacionados con la administración general y organización, la gestión de la información y de las comunicaciones, la representación y relaciones públicas, la gestión de los recursos humanos, la gestión de los recursos económicos, la gestión de los bienes muebles, la gestión de los bienes inmuebles, y la normativa y asuntos jurídicos.
Los documentos de gestión de actividades específicas, que corresponden a las funciones precisas que tiene encomendadas la Universidad de Málaga, como centro de enseñanza superior.
En esta categoría se incluyen los documentos relacionados con la gestión de los recursos académicos, la organización de la docencia, la organización de la investigación, y la gestión de los servicios ofrecidos a la comunidad universitaria.
Cada categoría se subdivide en clases (segundo nivel), que corresponden a las funciones que desempeña la Universidad. En nuestro caso son las doce siguientes
Cada clase se divide en subclases (tercer nivel), y divisiones (cuarto nivel) que se corresponden con actividades precisas.
Se trata de una estructura propuesta desde Archivo (tomamos a su vez como punto de referencia el cuadro de clasificación base, propuesto por Michel Roberge “La gestión de la información administrativa”) si algún servicio o unidad entiende que faltan divisiones, subdivisiones, etc…, que sirvan para definir más exhaustivamente su documentación, se pueden añadir o modificar, se trata de una herramienta flexible, cualquier variación o aportación al cuadro, se comunicará al Archivo antes de aplicarla.
CÓMO SE CLASIFICA?
Para clasificar un documento, hay que comenzar por delimitar a cual de estas 12 clases pertenece el documento en cuestión, y después, buscar la subclase que responda a la actividad a la que hace referencia el documento, a fin de encontrar la división más exacta posible.
Así cada una de estas clases se divide, a su vez, en subclases, divisiones y subdivisiones correspondientes
Este sistema se aplica a cualquier tipo de soporte documental.
Por ejemplo: la clasificación del catálogo de puestos de trabajo, seguiría el siguiente proceso:
A.100. ADMINISTRACIÓN GENERAL Y ORGANIZACIÓN
A.114 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
A.118 Estructura orgánica
A.120 Catálogo de puestos de trabajo
Este proceso se basa en el siguiente razonamiento, a partir de la estructura del cuadro de clasificación:
.- a que clase pertenece el documento Catálogo de los puestos de trabajo?
A.100. ADMINISTRACIÓN GENERAL Y ORGANIZACIÓN
.- los documentos de esta clase se dividen a su vez en subclases:
A.101 DOCUMENTOS CONSTITUTIVOS
A.102 ORGANOS DE GOBIERNO
A.114 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
A.136 MÉTODOS ADMINISTRATIVOS
A.137 GESTIÓN DE LA CALIDAD
.- a cual de estas subclases pertenece el documento?
A.114 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
.- este nivel, a su vez tiene más divisiones, a cual pertenece?
A.118 Estructura orgánica
.- y dentro de este nivel, hay otros que hacen referencia a documentos más concretos, a cual pertenece?
A.120 Catálogo de puestos de trabajo
Para definir más el contenido de algunos expedientes, se pueden aplicar subdivisiones a ciertos niveles del cuadro. Estas subdivisiones pueden ser:
Las subdivisiones son los niveles complementarios de clasificación. Son complementarios a las entradas del Cuadro de clasificación, pero no las sustituyen.
Uniformes, utilizables para todos los niveles del Cuadro de clasificación.
Específicas, utilizables sólo para ciertos niveles del Cuadro de clasificación.
Nominales, utilizables para todos los niveles del Cuadro de clasificación para identificar expedientes con nombres propios en general.
* Subdivisiones Nominales: sirven para identificar un expediente o un documento con la denominación reconocida de un órgano, titulación, estudio, edificio, unidad... Se forma con la letra “N” más el titulo normalizado para cada nominal, que será dado por el Archivo a propuesta de los usuarios.
Por ejemplo: la clasificación de un documento que pertenece a la compra del Edificio de Correos Antiguo, que corresponde a la subdivisión nominal N.181, se hará de la siguiente manera:
Clase: H.100. GESTION DE LOS BIENES INMUEBLES
Subclase: H.101 ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES
División: H.103 Compra de bienes inmuebles
El cuadro de clasificación permite crear una subdivisión nominal al nivel escogido mediante la aplicación del número de nominal que le corresponda:
H.103 N.242. EDIFICIO CORREOS
Compra de bienes inmuebles
ADQUISICION BIENES INMUEBLES.
* Subdivisiones Uniformes: sirven para identificar unos tipos de documentos que se pueden encontrar en todos los niveles del cuadro de clasificación. Su código está formado por la letra “U” más el número de uniforme correspondiente (estas subdivisiones uniformes, siguen una numeración única, normalizada y aplicable a todo el cuadro de clasificación).
Estas subdivisiones son las siguientes:
U.01. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
U.02. CONSEJOS
U.03. COMISIONES
U.04. REUNIONES
U.05. INFORMES Y ESTUDIOS
U.06. PUBLICACIONES
U.07. CONGRESOS Y CONFERENCIAS
U.08. ESTADÍSTICAS
U.09. CONVENIOS
U.10. SUBVENCIONES
U.11. CURSOS Y SEMINARIOS
U.12. PATRONATOS Y CONSORCIOS
U.13. AYUDAS Y BECAS
U.14. COOPERACIÓN
U.15. EVALUACIÓN
U.16. LEGISLACIÓN Y NORMATIVA
U.17. TRABAJOS E INVESTIGACIONES
U.18. CONCURSOS Y PREMIOS
Por ejemplo: la clasificación de un convenio para la utilización de las instalaciones deportivas de una entidad, se hará:
Clase: M.100. GESTIÓN DE LOS SERVICIOS OFRECIDOS A LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA
Subclase: M.108 ACTIVIDADES DEPORTIVAS
División: M.109 Práctica deportiva libre
División: M.110 Instalaciones y equipamientos
Subdiv. Uniforme:U.09 CONVENIOS
Cada convenio tiene su número y su título. Estos elementos se incluirán en la descripción del expediente según las necesidades de cada usuario.
*Subdivisiones Específicas: sirven para identificar algún tipo de subdivisión propia o específica de ciertos niveles o divisiones del cuadro. Se identifican con la letra “E” más el número de específica, propio para cada división en que se aplican. Se establecen también desde el Archivo.
Por ejemplo: la clasificación de un curso organizado por una entidad externa a la UMA.
Clase: K.100. ORGANIZACIÓN DE LA DOCENCIA
Subclase: K.125 OTRAS ACTIVIDADES DOCENTES
División: K.127 Cursos y seminarios
Subd. Específica: E2. EXTERNOS
K.127.E2. EXTERNOS
Cursos y seminarios
OTRAS ACTIVIDADES DOCENTES
Combinaciones de las Subdivisiones:
Estas subdivisiones no son excluyentes, se pueden combinar, teniendo en cuenta el siguiente orden:
Subdivisión Nominal + Subdivisión Uniforme = N + U
Subdivisión Nominal + Subdivisión Específica = N + E
Subdivisión Nominal + Subdivisión Nominal = N + N
Por ejemplo: para la adquisición del Edificio de Correos sería:
Clase: H.100. GESTION DE LOS BIENES INMUEBLES
Subclase: H.101. ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES
Subdi. Uniforme: U.05. INFORMES Y ESTUDIOS
Subdiv. Nominal: N.242. Edificio Correos.
H.101.N.242 U.05. INFORMES Y ESTUDIOS
EDIFICIO CORREOS
ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES.
TÍTULOS Y CÓDIGOS
Todos los expedientes tienen un código y un título precisos, que permiten situarlos en un nivel concreto del Cuadro de Clasificación, archivarlos y recuperarlos ordenadamente.
Código: Formado por uno, dos o tres elementos.
Título: Formado por tres elementos.
* Expedientes sin subdivisiones
Código: Formado por el código de la entrada del Cuadro de clasificación que le corresponda.
Título: Formado por:
Título de la entrada del Cuadro de clasificación que le corresponda.
Título del primer nivel superior.
Título del segundo nivel superior
Por ejemplo, para codificar y titular el expediente del calendario de exámenes de un estudio o centro de la Universidad, se procederá de esta forma:
K.119 CALENDARIO DE EXÁMENES
JORNADAS Y HORARIOS DOCENTES
CONDICIONES DE LA DOCENCIA
* Expedientes con una subdivisión
Código: Formado por:
Código de la entrada del Cuadro de clasificación que le corresponda.
Código de la subdivisión correspondiente.
Título: Formado por:
Título de la subdivisión.
Título de la entrada del Cuadro de clasificación que le corresponda.
Titulo del primer nivel superior.
Por ejemplo, para codificar y titular el expediente de las estadísticas mensuales de usuarios de la Biblioteca, con la subdivisión uniforme U.08 ESTADÍSTICAS, se procederá de esta forma:
B.129. U.08 ESTADÍSTICAS
SERVICIOS A LOS USUARIOS
GESTIÓN DEL FONDO BIBLIOGRÁFICO
Por ejemplo, para codificar y titular un expediente de compra de mesas y sillas, con una subdivisión específica para material y equipamiento de oficina inventariable, se hará de la forma siguiente:
G.104. E.11 MATERIAL Y EQUIPO DE OFICINA INVENTARIABLE
COMPRA DE BIENES MUEBLES
ADQUISICIÓN DE BIENES MUEBLES
Por ejemplo, para codificar y titular el expediente de compra del Edificio Antiguo de Correos, al que corresponde la subdivisión nominal N.242, se procederá de esta forma:
H.103. N.242 EDIFICIO ANTIGUO CORREOS
COMPRA DE BIENES INMUEBLES
ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES
* Expedientes con dos subdivisiones
Código: Formado por:
Código de la entrada del Cuadro de clasificación que le corresponda.
Códigos de las dos subdivisiones (para su orden, Véase: Combinación de las subdivisiones).
Título: Formado por:
Títulos de las dos subdivisiones (para su orden, Véase: Combinación de las subdivisiones).
Título de la entrada del Cuadro de clasificación que le corresponda.
Por ejemplo, la clasificación de las estadísticas de los alumnos matriculados en el Máster en práctica jurídica (Subdivisión uniforme U.08 + Subdivisión nominal N.372), se hará de la siguiente forma:
J.114. U.08. N.372 ESTADÍSTICAS
MÁSTER EN PRÁCTICA JURÍDICA
MATRICULACIÓN
Por ejemplo, para codificar y titular el expediente de la convocatoria de una plaza de profesor titular en el Departamento de Biología Vegetal (Subdivisión específica E.11 + Subdivisión nominal N.114), se procederá de esta forma:
D.109. E.11. N.121 PERSONAL DOCENTE E INVESTIGADOR
DEPARTAMENTO DE BIOLOGÍA VEGETAL
CONCURSOS
Los expedientes pueden tener un cuarto título: el título propio del expediente. Este es un título complementario con el que se puede describir el expediente cuando se considere que los títulos del Cuadro de clasificación son demasiado genéricos.
Es un título libre, no obligatorio, aunque su uso es muy recomendable.
CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA:
* NO EXISTE NINGUNA SERIE QUE SE DENOMINE “CORRESPONDENCIA”, “CARTAS”, “VARIOS”, “INSTANCIAS” O “SOLICITUDES”, etc.… en todos estos casos se trata de documentos dentro de un expediente al que se vinculan por el asunto.
Todas las unidades administrativas de la universidad generan y reciben correspondencia que se clasificarán teniendo en cuenta las siguientes pautas:
CORRESPONDENCIA EXTERNA:
Las cartas externas a la universidad relacionadas con cualquier entidad, institución, empresa, o persona:
.- En el caso de una carta que forme parte de un expediente, se colocará el original en el expediente que le corresponde.
.- La que no forme parte de un expediente, y que se limite a una información más genérica, se clasificará en la subclase:
C.100.REPRESENTACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS
C.122 RELACIONES EXTERIORES
(Para precisar o definir más a los interlocutores utilizaremos las divisiones que aparecen en esta clase.)
- Las cartas se ordenarán alfabéticamente dentro de cada grupo.
.- Las cartas relacionadas con un asunto concreto se ordenarán cronológicamente, de antiguos a más recientes.
.- En el caso de cartas referentes a entidades, o instituciones que se dividen en secciones y subsecciones, departamentos, etc., se respetará la jerarquía orgánica oficial.
Por ejemplo: Junta de Andalucía / Consejería / Secretaria General / Dirección General / Subdirección general / Servicio / Sección / Negociado.
.- La carta que acompañe una información importante como por ejemplo es el caso de las facturas, se archivará en función de esta información adjunta.
CORRESPONDENCIA INTERNA:
.- Las notas internas que hacen referencia a un tema concreto se clasificarán en la división del cuadro que les corresponda, formando parte del expediente.
.- En caso de que no forme parte de ningún expediente se clasificará bajo
C.100. REPRESENTACION Y RELACIONES PÚBLICAS.
C.144 RELACIONES INTERIORES
.- Se ordenarán alfabéticamente por el nombre de la unidad administrativa remitente.
.- Dentro de cada carpeta se archivarán las notas internas de entrada y de salida de forma cronológica, de más antiguo a más reciente.
.- Una nota enviada a varias unidades, se colocará bajo el epígrafe que aluda a su tema, o en la carpeta de la unidad emisora adjuntando una lista de las unidades que la han recibido.
La correspondencia entendida como la comunicación escrita de carácter interpersonal de contenido general no prevista en la tramitación de un expediente administrativo se archivará por el emisor o por el receptor
